Učinkovita poslovna komunikacija ključna je za uspjeh vaše organizacije. To ima veliki utjecaj na izvedbu vaše tvrtke i produktivnost zaposlenika, kao i na Vašu donju granicu. Kao vlasnik tvrtke, morate biti u stanju jasno komunicirati svoju viziju i ciljeve, graditi odnose s klijentima i potencijalnim partnerima i komunicirati sa svojim timom.
Osnove poslovne komunikacije
Menadžeri, izvršni direktori, voditelji timova i drugi stručnjaci moraju naučiti kako biti dobri komunikatori kako bi ispunili svoje odgovornosti. Želite li prodati više proizvoda, izgraditi snažan tim ili povećati marketinške napore, važno je da ovladate osnovama poslovne komunikacije.
Ako želite uspjeti, nije dovoljno biti dobar strateg ili imati sjajne ideje. Naravno, možete zaposliti ljude da komuniciraju sa svojim klijentima i promovirati svoje usluge, ali još uvijek morate staviti svoju viziju u riječi. Vaša je odgovornost pružiti povratne informacije svom osoblju, slušati što imaju za reći i razgovarati o ciljevima tvrtke.
Poslovna komunikacija podrazumijeva dijeljenje informacija među ljudima unutar i izvan vaše organizacije. Može imati različite oblike, kao što su formalna i neformalna komunikacija, unutarnja i vanjska komunikacija, pravna komunikacija, lateralna ili horizontalna komunikacija i još mnogo toga. Razmislite o tome kao o dvosmjernom kanalu za prijenos uputa, ideja, mišljenja, izvješća i tako dalje.
Da bi komunikacija bila učinkovita, mora biti uzajamna. Morate razgovarati jasno i slušati pažljivo. Također, budite sigurni da ste razumjeli osnove poslovne komunikacije, a to su:
- Struktura
- Relevantnost
- Dosljednost
- Jasnoća
- Trenutak i primat
- Srednji
Prije svega, vaša poruka treba biti dobro strukturirana i imati otvor, tijelo i završnu riječ. Bez obzira šaljete li e-poštu, telefonirate ili predstavljate projekt, imajte na umu ove strukturalne elemente. Počnite s kratkim uvodom svoje poruke kako biste publici dali do znanja što očekivati. Na primjer, mogli biste reći nešto poput: "Danas ćemo raspravljati o našoj marketinškoj strategiji za sljedeće tromjesečje." Zatim detaljno predstavite svoje ideje. Ovisno o kontekstu, možda ćete morati podržati svoje tvrdnje činjenicama i brojkama. Zatvorite poruku kratkim zaključkom koji opisuje ključne točke o kojima ste razgovarali.
Provjerite je li poruka jasna i relevantna za ciljanu publiku. Zamislite da pokušavate objasniti klijentu da mu je potrebna kompletna izrada web-mjesta, a ne nekoliko manjih promjena. Možda ćete biti u iskušenju da razgovarate o web dizajnu, optimizaciji za tražilice, stopama posjeta jednoj stranici i drugim tehničkim aspektima, ali to ne učinite. Klijent možda ne zna što te stvari znače i zašto su važne. Umjesto toga, trebali biste se usredotočiti na to kako će cjelokupna redizajn web-mjesta koristiti njegovom poslovanju. Recite mu da će doprijeti do više klijenata, povećati svijest o brandu, povećati stope zadržavanja, poboljšati sigurnost podataka i tako dalje.
Uvijek držite poruku dosljednom, ali prilagodite se publici i kontekstu. Ako stalno mijenjate svoje mišljenje, riskirate da izgubite svoj kredibilitet.
Jedna je stvar reći zaposlenicima da čuvaju podatke o klijentima i ažuriraju njihov softver, a još jedna stvar je da postavite sigurnosnu politiku. Pisana komunikacija olakšava razjašnjavanje ideja i osigurava da su svi na istoj stranici.
Također, provjerite je li vaša poruka nezaboravna. Uključite jaku, jasnu izjavu koja učvršćuje vaša uvjerenja i odnosi se na temu. Razmislite o pokretanju ili završetku poruke citatom ili drugim moćnim otvaranjem. Ponekad i humor može pomoći. Bilo da razgovarate s klijentom ili zaposlenikom, dajte joj nešto za pamćenje.
Prema psiholozima, neki ljudi češće pamte ono što su zadnji put vidjeli ili čuli. To se naziva efekt trenutnog vremena. Drugi nastoje prisjetiti se onoga što su prvi put vidjeli ili čuli, što je poznato kao učinak primata. Stoga, ima smisla pokrenuti i / ili zatvoriti vašu poruku snažnom izjavom.
Još jedna stvar koju treba razmotriti je komunikacijski medij. Kako namjeravate prenijeti poruku? Postoje različiti tipovi komunikacijskih medija, od kojih svaki ima jedinstvene karakteristike. To uključuje, ali nije ograničeno na:
- prezentacije
- Izvještaji
- Online komunikacija
- Poslovni sastanci
- Video i telefonski sastanci
- Društveni mediji
- Tiskani mediji
- Ugovori i drugi formalni pisani dokumenti
Pravni aspekti poslovne komunikacije
Kada pišete ugovor ili podnosite pravne dokumente, još je važnije jasno komunicirati. Loša komunikacija može dovesti do velikih kazni, prijevare, klevete, gubitka prihoda i skupih tužbi.
Upoznajte se sa zakonima u vašoj državi ili županiji, uključujući one koji se odnose na oglašavanje. Vaše marketinške kampanje, na primjer, moraju biti istinite i poštivati zakone u vašoj industriji. Ako prodajete dodatke prehrani, ne možete tvrditi da vaši proizvodi liječe ili sprječavaju bolesti. Također, ne možete prodavati alkohol i cigarete kao korisne za kupce. Napravite sigurnosne kopije svojih tvrdnji s tvrdim činjenicama i napravite potrebne objave.
Dvaput provjerite svoje poslovne ugovore i ugovore. Ako imate nešto za reći, stavite to u pisanom obliku. Uključite odjeljak koji jasno definira pojmove koji se koriste u ugovoru. Dodajte relevantne dijelove, kao što su trajanje ugovora i raskid ugovora, jamstva, podjelu i povjerljivost.
Obratite pozornost na to kako i vi komunicirate sa svojim osobljem. Pažljivo odaberite svoje riječi. Suzdržite se od prijetnji ili diskriminacije zaposlenika. Na primjer, ako zaposleniku kažete da je premlad da bi se bavio određenim projektom, možda ćete biti optuženi za dobnu diskriminaciju. Upravitelj koji zadirkuje zaposlenike s invaliditetom može biti optužen za diskriminaciju zbog invaliditeta, čak i ako njegovo ponašanje nije značilo povrijediti dotičnu osobu.
Zašto je poslovna komunikacija važna?
Znajući ključne aspekte komunikacije, nije teško razumjeti zašto je to toliko važno. Učinkovita komunikacija može ojačati vaš odnos s klijentima, zaposlenicima i poslovnim partnerima uz istodobno osiguravanje zakonske usklađenosti. Nadalje, može vam dati konkurentnu prednost i pomoći vam da maksimalno iskoristite svoje marketinške napore.
Važnost vanjske komunikacije u organizaciji ne treba podcjenjivati. Kao menadžer ili vlasnik tvrtke, morate biti u mogućnosti prenijeti svoju poruku ciljanoj publici, kao i investitorima, dioničarima, dobavljačima i potencijalnim partnerima. Događaji uživo, na primjer, pružaju vam priliku da privučete pažnju svojih potencijalnih klijenata ili osigurate sredstva za svoju malu tvrtku. Dobro promišljen govor ili zanimljiva prezentacija proizvoda mogu povećati vaš ugled i generirati prodaju. Intervjui i priopćenja za javnost omogućuju vam da obavijestite kupce i investitore o najnovijim projektima. Na primjer, možda želite razgovarati o svojoj novoj suradnji s markom ili o novoj liniji proizvoda koji će poremetiti industriju. Ako jasno komunicirate i pružite stvarnu vrijednost, generirat ćete buzz oko svoje robne marke.
Interna komunikacija je također bitna. Gotovo polovica zaposlenika rijetko ili nikada ne napušta sastanak znajući što dalje. Zapravo, 21 posto profesionalaca nema formalni plan za internu komunikaciju. Ako ne navedete jasno svrhu i ciljeve sastanka, možete stvoriti konfuziju i konflikte na radnom mjestu.
Lideri koji su dobri komunikatori mogu povećati moral zaposlenika, smanjiti stope prometa i povećati produktivnost u organizaciji. Oni također imaju jaču vezu sa svojim timovima i imaju manje sukoba. Nadalje, učinkovita interna komunikacija osigurava da vaši zaposlenici razumiju svoje uloge i doprinos koji doprinose rastu i uspjehu tvrtke.
