Microsoft opisuje Outlookov kalendar kao "komponentu kalendara i rasporeda koja je potpuno integrirana s e-poštom, kontaktima i drugim značajkama", omogućujući korisniku da kreira sastanke i događaje, organizira sastanke, pregledava rasporede grupa i obavlja druge zadatke. Outlook također ima mogućnosti bilježenja, preglednik i pregledavanje weba te omogućuje trećim stranama upravljanje tvrtkinim i pojedinačnim kalendarima s udaljenih lokacija. Outlook se može konfigurirati i sinkronizirati s PDA-om ili pametnim telefonom pojedinca radi mogućnosti pokretanja i upravljanja kalendarom.
Otvorite Outlook pomoću osobnog računala, PDA uređaja ili uređaja s pametnim telefonom. Outlook se otvara za prikaz poštanskog sandučića, aplikacije e-pošte. Na lijevoj strani zaslona nalazi se kartica kalendara za pristup kalendarskoj aplikaciji.
Kliknite na karticu kalendara da biste otvorili osobnu kalendarsku aplikaciju. Kalendar će često prikazivati trenutni dan u tjednu ili tjednom sažetku, navodeći sve prethodne unose ili sastanke za pojedinca ili više pojedinaca unutar tvrtke.
Pronađite gumb na vrhu zaslona i odaberite nove stavke s padajućeg izbornika. Događaj bez obzira na vrstu je nova stavka i svaki novi događaj mora se unijeti zasebno.
Odaberite karticu cjelodnevnog događaja ako se događaj događa tijekom cijelog dana. Većina događaja će imati početno i završno vrijeme. Pojavit će se novi skočni prozor događaja.
U polje teme unesite naslov predmeta za događaj. Predmet je ono što se prikazuje u pregledu sažetka kalendara nakon stvaranja događaja. Mjesta za događaj također će biti osigurana.
Kliknite na ikonu Opcije da biste drugim gledateljima kalendara označili status događaja. Pokazatelji statusa su označeni bojama i uključuju status Out of Office, zauzet, slobodan ili je status uvjetno.
S padajućeg izbornika odaberite vrijeme početka i završetka događaja. Ako događaj traje više dana, označite ga početnim i završnim vremenom, a događaj će se prikazati kroz više dana u pregledu kalendara u danu / tjednu / mjesecu.
Kliknite gumb Spremi da biste spremili dodani događaj i zatvorili prozor preglednika. Događaj bi trebao biti prikazan u pregledu kalendara na dan / tjedan / mjesec. Ako se kalendar nalazi u javnoj mapi, drugi će događaj moći vidjeti i čim ga dodate.
Ponovite gore navedene korake za svaki događaj. Nesrodni događaji moraju se pojedinačno dodati u kalendar. Dvostrukim klikom na datum u kalendarskom prikazu Dan / Tjedan / Mjesec pristupit će se prečac do skočnog prozora događaja za dodatak.
