Tvrtke održavaju sustave inventara koristeći periodične ili trajne sustave inventara. Stalni sustav inventara održava stanje zaliha u stvarnom vremenu. Periodični sustav inventara ažurira samo stanje zaliha kada se uzme fizički broj. Trajni sustavi inventara zahtijevaju da se fizički broj inventara obavlja godišnje, dok periodični sustav inventara češće obavlja fizički popis inventara. Za oba sustava razlika između broja fizičkih zaliha i količine iskazane u sustavu zaliha prilagođava se prilagodbom zaliha.
Fizički inventar
Prilagođavanje inventara zahtijeva fizički broj inventara kako bi ga računovođa mogao usporediti s bilancom inventara zabilježenom u sustavu. Sve aktivnosti moraju prestati tijekom fizičkog popisa kako bi se očuvao integritet broja. Zaposlenici tvrtke ručno prebrojavaju i bilježe svaku jedinicu sadržanu u skladištu tijekom fizičkog inventara.
Periodična usklađivanja inventara
Pod periodičnim sustavom zaliha vlasnik tvrtke bilježi promjenu inventara kada fizički broji inventar. Uspoređuje trenutno zabilježeno stanje zaliha s inventarom koji je upravo napravio. Razlika se evidentira kao usklađivanje zaliha. Unos dnevnika za usklađivanje zaliha uključuje dugovanje za Prodani trošak robe, kredit za kupnju i zaduženje ili kredit za inventar. Vlasnik određuje iznos kupnje na temelju akumuliranih kupnji tijekom mjeseca. Iznos inventara izračunava se na temelju razlike između fizičkog broja inventara i stanja zaliha u sustavu. Ako iznos zaliha predstavlja povećanje stanja zaliha, račun se tereti. Ako iznos zaliha predstavlja smanjenje, račun se odobrava. Cijena prodane robe utvrđuje se izračunavanjem broja potrebnog za uravnoteženje unosa.
Trajna prilagodba inventara
U sustavu trajnih zaliha transakcije kupnje i prodaje utječu na stanje zaliha u trenutku transakcije. Završni inventar zabilježen u trajnom sustavu inventara teoretski bi trebao odgovarati fizičkom broju inventara. Računovođa uspoređuje fizički inventar sa bilancom sustava inventara. Računovođa evidentira tu razliku kao prilagodbu zaliha. Iznos neusklađenosti obračunava se u Trošak prodane robe s drugim dijelom ulaznog inventara za naplatu. Ako broj fizičkih zaliha pokazuje veću ravnotežu od sustava inventara, računovođa tereti Zalihe i kredite Trošak prodane robe. Ako broj fizičkih zaliha pokazuje nižu ravnotežu od sustava inventara, računovođa tereti troškove prodane robe i inventar kredita.
Analiza inventara
Neka usklađivanja inventara nastaju kao rezultat uobičajene poslovne aktivnosti, kao što su kvarenje inventara ili pogreške pri unosu podataka. Računovođa treba analizirati velike prilagodbe inventara kako bi utvrdio zašto se događaju velike prilagodbe. Česte pogreške u unosu podataka zahtijevaju prekvalifikaciju ili restrukturiranje. Velike neobjašnjene prilagodbe inventara mogu biti posljedica krađe, što ukazuje na potrebu povećanja sigurnosti.
