Iako pisana komunikacija ima nekoliko očitih prednosti u odnosu na usmenu komunikaciju, kao što su nedvosmislenost u značenju, jednostavno umnožavanje i trajnost, pisana komunikacija nije uvijek najbolji izbor za poslovnu, akademsku ili osobnu komunikaciju. Razumijevanje nedostataka pisane komunikacije pozicionira vas da odredite najbolji način komunikacije za svaku situaciju.
Bezličnost
Pisana komunikacija je manje osobna nego usmena komunikacija, što je čini manje idealnom za emocionalne poruke. Na primjer, većina ljudi smatra da bi važne vijesti, kao što su otpuštanje, napredovanje, prekid veze ili predlaganje braka, trebale biti priopćene osobno. Komuniciranje putem pisanja ili e-pošte također je manje učinkovito od komunikacije unutar osobe pri izgradnji osobnih odnosa.
Mogućnost nesporazuma
Pisana komunikacija ne uključuje nijanse tona glasa ili izraza lica, što povećava vjerojatnost pogrešne komunikacije. Humor i sarkazam posebno je teško prenijeti u pisanoj komunikaciji i mogu se tumačiti kao uvrede. To prisiljava ljude da pišu u formalnijem, ozbiljnijem tonu, doprinoseći neosobnoj prirodi pisane komunikacije.
Nedostatak trenutne povratne informacije
Usmena komunikacija općenito generira trenutačnu verbalnu i neverbalnu povratnu informaciju, koja često upućuje sljedeće govornike. Pisanoj komunikaciji nedostaje ovaj važan element, pa čak is nekim oblicima digitalne komunikacije poput tekstualnih poruka ili instant poruka, pisanim odgovorima nedostaje spontanost usmene komunikacije. Pisana komunikacija ne može se odmah prilagoditi potrebama publike, razjasniti pitanje ili odgovoriti na pobijanje. Osim toga, ako se dogodi pogrešna komunikacija, pisac možda neće saznati o tome na vrijeme kako bi je ispravio.
Troškovi, materijali i pohrana
Pisana komunikacija često traje dulje od usmenog priopćavanja, tako da može biti skuplja za tvrtke. Osim toga, tiskane kopije pisane komunikacije zahtijevaju pisače, tintu i papir te zauzimaju prostor za pohranu.U mnogim slučajevima, elektroničke komunikacije također moraju biti pohranjene, iako su troškovi takvog skladištenja u smislu prostora i troškova daleko manji nego za pohranu na papiru. Bilo da su pohranjeni materijali na papiru ili elektronski, nehotice se mogu izgubiti ili uništiti.
Odgovornost
Stalnost pisane komunikacije može stvoriti problem odgovornosti. Na primjer, dok se govorne primjedbe lako zaboravljaju, e-poruke, dopisi i drugi dokumenti mogu se koristiti kao dokaz na sudu, čak i godinama nakon što su napisani. Osim toga, jednostavno umnožavanje pisane komunikacije čini ga rizičnijim; dok izgovorena šala u boji može uvrijediti nekoliko ljudi, na primjer, neprikladna e-pošta može se odmah proslijediti tisućama primatelja.
