“Bolje da to dobijete u pisanom obliku” je jedan od najizraženijih upozorenja u poslovnom svijetu. To je pisanje koje čini da se osjećate sigurni u posao kao da su zaštićeni jer je sve jasno izraženo. Kada vodite posao, biti u mogućnosti objasniti sebe na stranici može napraviti razliku u pregovorima i komunikacijama, ne samo s poslovnim kolegama, nego is klijentima i perspektivama.
Koji su osnovni elementi komunikacije?
Ljudi komuniciraju na tri načina: verbalno, neverbalno i kroz pisanu riječ. Učinkovit govor i samouvjereni neverbalni jezik čine veliki put u nagomilavanju posla oko ručka ili umrežavanja u gomili, ali to je pisanje koje vodi na popisu radnih vještina koje traže poslodavci.
Ne može svatko raditi u sobi, a ne može svatko upravljati stranicom, ali ako možete savladati i usmenu komunikaciju i učinkovito pisanje, to je karijera od jedne do dvije da se nekoliko stvarno sleti.
Bez obzira na komunikaciju osobno, putem videozapisa, e-poštom, telefonom ili društvenim medijima, kritična je poruka koju treba razumjeti. Ali komunikacija je dvosmjerna ulica. Važno je biti u stanju izraziti se, ali slušanje je zlato, osobito u poslu. Dobro slušanje treba biti na vrhu smjernica za učinkovitu usmenu komunikaciju. Stvarno slušanje (ili čitanje) onoga što kažu vaše kolege, poslodavci i klijenti, apsorbiranje toga i odgovaranje na način koji odgovara njihovim potrebama i brigama najveća je vještina koju ćete ikada ovladati - i ona koja će biti jednako nagrađena u vašem privatnom životu.
Što je pisana komunikacija?
Pisanje se danas koristi više nego u bilo kojoj točki ljudske povijesti. Od ažuriranja na Facebooku i e-mail poruka do tekstualnih poruka i poslovnih izvješća, riječi su posvuda. Pisana komunikacija je sve što koristi riječi i jezik u tisku ili napisano na zaslonu, zidu ili bijeloj ploči kako bi prenijelo poruku.
Način na koji koristite svoje riječi može i treba varirati ovisno o platformi kroz koju izražavate sebe. U poslu, to znači biti malo formalniji. Na poslovnim stranicama Facebooka to znači biti malo manje formalan. U porukama e-pošte to znači biti jasan, ali sažet. Legendarni pisac komunikacija Marshall McLuhan jednom je rekao: "Medij je poruka", a danas je to još uvijek istina, ali medij definira poruke.
Demistificiranje pisane komunikacije
Svakom profesionalnom piscu često govore drugi da su "toliko sretni" da mogu dobro pisati, jer većina ljudi žali što se nešto izgubi između mozga na stranici.
Ali pisanje je poput bilo koje vještine ili talenta: što više to radite, to bolje dobivate. Nemojte to činiti i nećete uspjeti svaki put. Kada počnete pisati više, učinite to sporije i zamišljenije, i uskoro ćete postati sigurniji i riječi će doći brže. Dnevni dnevnik za izvatak mozga jer to pomaže vašem umu da bude jasniji, što zauzvrat pomaže drugim pokušajima pisanja.
I uvijek, uvijek uredi. Razlika između nekoga tko misli da su jedva prohodni u pisanju i profesionalnog pisca nije samo vještina ili praksa niti taj neopipljivi dar talenta - to je također i uređivanje. Većina profesionalnih pisaca ne uređuje jednom ili dvaput, već se uređuje više puta. Prilikom uređivanja pretvarajte se da nemate pojma o čemu ste pisali i pročitajte ga kao da ga netko prvi put čita. Pročitajte ga kako biste čuli glas u vašoj glavi, a ako na vrijeme čitate nešto, vjerojatno je zato što niste jasno izrazili tu misao. Pokušajte prepisati rečenicu, promjeniti njezinu redoslijed ili pronaći određenije riječi. Zatim ponovno uredite.
Koji su elementi učinkovitog pisanja?
Izbor riječi, sintaksa, interpunkcija i stil su očigledni elementi učinkovitog pisanja. Bez njih, ostatak se ne smatra vjerodostojnim.
Ali sve to nije važno ako iza pisanja ne postoji dobra središnja ideja ili cilj. Što je komunikacija i što treba razumjeti? Ili, na današnjem jeziku, što je za poneti?
Zatim mora biti dobro organiziran. Ideja mora biti uvedena širokim potezima u početnom stavku i objašnjena ili objašnjena u sljedećim paragrafima. Pretpostavimo da osoba koja je čita nije tako upoznata s temom i jasno objašnjava, ali bez pokroviteljstva. Poduprite ideju s dokazima ili primjerima ili koristite citate koji potiču poruku koju prenosite.
Završite tako što ćete se osvrnuti na ideju koju ste izrazili u otvaranju, ali izbjegavajte klišeje kao, "zaključak."
Na primjer, recimo da otvorite poslovnu e-poštu s nečim sličnim: "U posljednje vrijeme, došlo je do diskusije oko ideje stvaranja više dokumenata o klijentu kako bi se poboljšala komunikacija i povećalo povjerenje. Podržavam ovaj prijedlog, jer … ”Veliki zaključak vraćao bi se na ovo otvaranje, kao što je:“ Na kraju, dopisivanje koje je više okrenuto klijentu može izgledati kao još jedna teška odgovornost, ali vjerujem da bi isplata došla od eventualnog primanja manje upita od plave boje i stvara bolji trajni dijalog i veće povjerenje. Radujem se detaljnijem razgovoru o tome."
Korisne knjige za pisanje i aplikacije
Žalosno je prosuđivati se o stvarima kao što su interpunkcija jer svima ne dolazi lako, ali stvarnost je da su ljudi skloniji poštivanju i pouzdanju kada se dobro izražavaju u pisanom obliku.
Ako često osjećate gubitak riječi jer ste nesigurni u gramatiku, sintaksu ili interpunkciju, daleko ste od toga.
Danas, softver kao što je Microsoft Word ima osnovno uređivanje za gramatiku i sintaksu, stoga ih koristite za prve nacrte. No, tu su i novi igrači u bloku poput aplikacije urednika Hemingwaya, koja također ima web-lokaciju za radnu površinu, na kojoj možete kopirati i zalijepiti svoje pisanje da biste vidjeli jasne označene dijelove koji ukazuju na to kamo krivo idete s prijedlozima za poboljšanje. Čak i profesionalni pisci koriste ovu aplikaciju.
Brojne knjige voli i pisanje profesionalaca, kao što su "Elementi stila" Williama Strunka i "On Writing _" Stephena Kinga.
Osnovni savjeti za poslovno pisanje
- Stani i razmisli. Pisci razmišljaju prije nego što pišu, a čini se da je razlika u tome što je jasna. Imajte plan prije početka. Nemojte ga sahraniti. Zadržite glavnu ideju i centar. Počnite od tamo, ne stavljajte ga u tri odlomka dolje.
- Držite ga jeftinim i jednostavnim. Prestanite koristiti $ 5 riječi - dobivajte svoj novac tako što ćete govoriti jednostavno i jasno. Recite "upotrijebiti", a ne "iskoristiti". Nemojte koristiti žargon, ne pokušavajte zvučati pametno, pustite svoje ideje budi pametan. Svakodnevni jezik izrazit će vaše ideje puno bolje i osjećat ćete se ugodnije dok pišete - a pokazat će se i kada ga drugi pročitaju.
- Nemojte trošiti riječi. Koristite što je moguće manje riječi i ubijte fraze s više riječi. "Krajnji rezultat" trebao bi biti "rezultat", a postoji još mnogo primjera. (Microsoft Word je odličan za upućivanje tih fraza koje troše riječi)
- Smanjite pridjeve i priloge. Koristite određene riječi. "Automobil s četiri vrata" je limuzina. Brzo trčanje je "trčanje". Koristite tezaurus za proširenje izbora.
- Pišite više i pročitajte više da biste bili bolji. Čitanje više knjiga pomoći će vam da dobijete glavu u boljem prostoru za pisanje. Svakodnevno pisanje, bilo u časopisu ili u dugom Facebooku za vaše poslovanje, pomoći će vam da postanete sigurniji u izražavanje sebe.
- Uvijek poznajte svoju publiku. Za koga pišete može i treba promijeniti ono što kažete i kako. Budite svjesni tko vas čita.
- Nikad nemojte slati svoj prvi nacrt. Čak se i profesionalni pisci zaustavljaju da ponovno pročitaju i prerađuju svoje poruke e-pošte. Prvi nacrt nikada nije savršen.
- Uređivanje, uređivanje, uređivanje, uređivanje. Uređivanje će promijeniti vaš život.
