Postoje brojne vrste pisane komunikacije koja se koristi u poslovanju. Tvrtke koriste pisanu komunikaciju kako bi zaposlenike upoznali s politikom tvrtke, informirali kupce o proizvodima i uslugama te informirali ulagače o korporativnim strategijama. Ključ za pisanje učinkovite poslovne komunikacije je prilagođavanje poruke ciljanoj publici. Pišite na jasan, jednostavan i koncizan način kako bi ljudi mogli lako razumjeti vašu poruku.
E-pošta
E-poruke su najčešći oblik pisane poslovne komunikacije, prema on-line referentnoj stranici Startupbizhuba. Poslovni stručnjaci koriste e-poštu za slanje dokumenata, postavljanje sastanaka, potvrdu sastanaka i kontaktiranje kandidata za posao. Usprkos njihovoj relativnoj povremenosti, vaše e-poruke i dalje trebaju biti profesionalne. Provjerite jeste li poslali svoje e-poruke svim namijenjenim stranama. Ostavljanje samo jedne osobe može ometati učinkovitost e-pošte. Također, navedite određenu temu e-pošte u području "Predmet". Izbjegavajte pisanje dugih odlomaka u porukama e-pošte. Umjesto toga, razbijte tekst s kraćim odlomcima i točkama, prema Forbesovom online magazinu.
prijedlozi
Prijedlozi su dokumenti koji opisuju buduće projekte. Primjerice, poslovni konzultanti i agencije za oglašavanje podnose prijedloge tvrtkama za projekte ili posebne zadatke. Voditelj marketinga može podnijeti prijedlog istražnom i razvojnom odjelu za provođenje istraživanja proizvoda. Prijedlozi često imaju samo jednu ili dvije stranice. Mnoge tvrtke koriste specifične obrasce za svoje prijedloge. Pobrinite se da jasno odredite sve korake i zadatke projekta u svom prijedlogu. Uključite i povezane troškove za svaki pojedini zadatak. Na primjer, navedite troškove tiskanja, slanja pošte i poštarine ako pišete prijedlog projekta izravne pošte.
Izvještaji
Izvješća su druga vrsta pisane poslovne komunikacije. Tvrtke koriste izvješća kako bi informirale zaposlenike o različitim aspektima poslovanja. Na primjer, Odjel za financije će pisati financijska izvješća koja će sumirati dobit i prodaju tvrtke. Slično tome, menadžer za marketinška istraživanja može napisati izvješće u kojem su sažeti rezultati ankete korisnika telefona. Napišite izvješća u strukturiranom obliku. Unesite kratak uvod u svoje izvješće. Na primjer, recite voditeljima odjela kako i kada ste proveli telefonsku anketu korisnika. Uključite ključne ciljeve koje ste namijenili projektu. Sažmite svoje nalaze u tijelu izvješća. Dodajte grafikone i grafikone kako biste razjasnili složenije koncepte. U izvješće uključite odjeljak sažetka koji ističe ključne nalaze ili rezultate. Štoviše, uvijek uključite propratno pismo s izvješćem kako biste ga predstavili voditeljima ili rukovoditeljima.
brošure
Brošure su literatura koja sadrži vaše proizvode i usluge. Tvrtke koriste brošure za prodaju proizvoda ili pomoć prodajnim predstavnicima u prodajnim pozivima. Tvrtke proizvode brošure u mnogim oblicima i veličinama. Neke brošure su veličine slova, dok su druge presavijene na pola ili trećine. Koristite boje i slike u svojim brošurama koje sadrže vaše glavne proizvode ili usluge. Podijelite svaku stranicu svoje brošure s mnogo praznog prostora, što brošuru čini čitljivijom.
