Najveći broj poslova u tvrtkama čine brojni projekti. Ovi projekti pokreću gamut i mogu uključivati izgradnju, marketinška istraživanja, web povezane, uvođenje novih proizvoda i projekte nabave tvrtke. U svakom slučaju, netko treba voditi projekt i razviti kontrolni popis za obavljanje posla. Nakon toga, odgovornosti treba analizirati i dodijeliti. Morate omogućiti dovoljno vremena za završetak projekta na vrijeme. Dakle, postoje neke ključne stvari koje treba uzeti u obzir prilikom pokretanja bilo kojeg novog projekta.
Popis zadataka
Prvo razmatranje prilikom pokretanja projekta sadrži popis specifičnih zadataka. Voditelj projekta, koji može biti direktor ili upravitelj, obično nadzire projekt. Na taj način, on mora navesti sve potrebne zadatke ili funkcije koje će dovesti do ostvarenja projekta. Na primjer, projekt izgradnje zahtijeva odabir lokacije, financiranja, dozvola i nabave sirovina kao što su drvo i beton. Dodatni zadaci moraju biti uključeni kako bi se dovršila izgradnja zgrade ili građevine. Kada pokrećete projekt, napravite kompletan popis svih zadataka. Upoznajte se s drugim upraviteljima kako biste bili sigurni da je vaš popis točan i uključiv. Drugi voditelj odjela može znati za dodatne zadatke potrebne za projekt.
budžet
Obično ćete imati proračun za svoj projekt. Kao voditelj projekta, vaša je odgovornost da osigurate da dovršite projekt na ili ispod proračuna. Jedan od načina da se to postigne je da svi uključeni pruže troškove za svoje zadatke. Određeni pojedinci imat će više stručnosti u procjeni materijalnih troškova od voditelja projekta, posebno ako će na projektu raditi brojni specijalizirani stručnjaci. Kad god je to moguće, dodajte 10 do 15 posto dodatnog troška projekta kao tampon, prema Social Signal-u, savjetnicima za industriju društvenih medija. Vi ćete samo moći dodati 10 savršenih do 15 posto tampon prije pisanja poslovnog plana unaprijed - kada znate za projekt prije vremena.
Resursi
Drugi važan dio kontrolnog popisa projekta je određivanje resursa koji će vam biti potreban. Resursi uključuju izvođače, agencije i druge vanjske dobavljače koji će vam pomoći u projektu. Primjerice, izvođači radova su potrebni za građevinske projekte. Možda ćete trebati agenciju za marketinška istraživanja da provedete telefonske ankete za svoj projekt. Resursi također mogu uključivati referentne materijale ili izvješća; ili posebni softver koji vam je potreban za dovršenje projekta.
Zadaci zadataka i datumi dospijeća
Osobama koje rade na vašem projektu moraju biti dodijeljeni određeni zadaci. Delegiranje zadataka pomaže vam da učinite više bržim tempom. Dodijelite zadatke osobama koje su specijalizirane za određena područja koja se odnose na zadatke. Na primjer, financijski menadžeri mogu raditi na projektiranju prodaje i dobiti za novi projekt uvođenja proizvoda. Marketing menadžeri mogu raditi na zadacima vezanim uz koncepte proizvoda ili ideje, cijene, oglašavanje i distribuciju. Osim toga, za sve projekte moraju se odrediti rokovi. Najbolji način dodjeljivanja projektnih zadataka i rokova je kroz sastanke. Nakon toga, navedite popis svih projektnih zadataka i osoba odgovornih za njihovo ispunjavanje. Distribuirajte popis svima koji su uključeni u projekt. Povremeno se sastajati kako bi se osiguralo pravovremeno napredovanje zadataka.
Planovi za nepredviđene okolnosti
Uvijek imajte nepredviđene situacije ugrađene u Vaš popis projekata. U nekim slučajevima, zadaci mogu biti teško dovršiti na vrijeme. Primjerice, prodavatelj ispisa možda kasni s ispisom vizualnih pomagala za prodaju na vrijeme. Određene sirovine možda neće biti moguće dobiti. Prema tome, trebate razmisliti o rezervnim planovima kako biste ispunili svoje rokove. Na primjer, možda ćete moći zamijeniti drugu sirovinu za projekt izgradnje; ili dostaviti nacrt prodajnih vizualnih pomagala ako nisu dovršeni. Nakon toga obavijestite rukovoditelje ili svog šefa kada će završne kopije vizualnih pomagala biti dovršene.
