Aktivnosti prikupljanja čine neugodnu nužnost kad se netko duguje novcu vama ili vašoj tvrtki i čini se da ne želi platiti. Umjesto da se upustite u dugotrajnu i besplodnu igru telefonskih oznaka s osobom koja ima sve razloge da izbjegne vaše pozive, napišite poslovno, temeljito pismo kao opipljiv podsjetnik na dug. Poruke e-pošte mogu trajati manje vremena i pripreme od tinte na papiru, ali činjenica da se trudite komunicirati putem pošte naglašava vašu iskrenu i ozbiljnu namjeru osiguranja plaćanja.
Stavke koje su vam potrebne
-
zaglavlje
-
Kopija računa
Napravite svoje pismo na službenom memorandumu tvrtke ili organizacije kojoj duguje plaćanje. Ako ne postoji takav zaglavlje, otvorite pismo s imenom ili adresom vaše ili vaše organizacije. Slijedite te podatke s punim imenom i adresom osobe ili subjekta koji vam duguje plaćanje. Navedite broj računa primatelja i račun ili broj transakcije prije pozivanja koji identificira primatelja.
Koristite formalni osobni pozdrav. Obratite se primatelju kao "Draga gospođica Jones" ili "Dragi gospodine Smith." Počnite s "Za koga se tiče" ako nemate potpune podatke za kontakt s pojedincem.
Održavajte profesionalan, srdačan, optimističan ton čak i ako osjećate dubok osjećaj frustracije. Usredotočite svoju prozu na ideju da je primatelj plaćanja previdio vašu fakturu i jednostavno treba imati podsjetnik kako bi izvršio odgovarajuću doznaku.
Navedite iznos i prirodu duga, uključujući sve pojedinosti o kupnji ili usluzi za koje plaća. Uključite datume transakcije i isporuke kao i sve druge podatke za identifikaciju.
Navedite što očekujete od pošiljatelja, uključujući i koliko ćete očekivati plaćanje. Razjasnite sve kazne, uključujući kamate ili naknade za kašnjenje koje već postoje ili će se primjenjivati.
Navedite svoje podatke za kontakt kako bi pošiljatelj mogao doći do vas kako bi razjasnio situaciju ili zatražio proširenje plaćanja. Navedite svoj izravni telefonski broj i adresu e-pošte čak i ako se pojavljuju na samom memorandumu. Zatvorite zahvalnost za brzu pažnju pošiljatelja i potvrdu vrijednosti koju stavljate na vaš radni ili poslovni odnos.
Savjet
-
Stara izreka da "ćete medom uhvatiti više muha nego s octom" obilno se odnosi na podsjetnike za plaćanje. Osim ako ovo pismo ne predstavlja konačni zahtjev, ostavite prostor za izglede da je račun zalutao ili da je pošiljatelj doživio neku nesreću koja je ometala njegovu pozornost na detalje plaćanja.
Priložite kopiju relevantnog računa ili izjave. Ako uključite omotnicu s vlastitom adresom za doznaku, navedite je u pismu.
Upozorenje
Ako u vašem pismu navodite konkretne akcije koje planirate poduzeti kao dio napora za naplatu, uključujući sudske postupke za male zahtjeve ili druge mjere, budite spremni pratiti mjere koje navodite.
