Za većinu menadžera discipliniranje zaposlenika jedno je od najneugodnijih iskustava s kojima se može boriti. Menadžeri su odgovorni za pisanje disciplinskih akata koji ostaju u dosjeima zaposlenika kako bi se dokumentirao radnikov prekršaj. Ta pisma imaju dvije funkcije: obavijestiti zaposlenika što će mu se dogoditi kao posljedica njegovog kršenja i služiti kao trajni zapis o nedoličnom ponašanju zaposlenika u njegovom dosjeu.
Umetnite pisač s memorandumom tvrtke. Ovo pismo će postati dio službene datoteke zaposlenika, tako da morate slijediti odgovarajući protokol.
Upišite cijeli datum. Preskočite redak i upišite ime zaposlenika i adresu tvrtke. Čak i ako zapravo ne šaljete pismo, nakon ispravnog formata poslovnog pisma će se pojaviti dojam profesionalizma.
Pismo započnite upisivanjem imena zaposlenika, a zatim dvotočkom. Preskočite liniju.
Započnite prvi stavak navodeći jasno prirodu prekršaja. Pogledajte priručnik za zaposlenike vaše tvrtke kako bi zaposlenik mogao sam pronaći svoje pravilo. Navedite pojedinosti o prekršaju, kao što je datum kada se incident dogodio i navedite sve druge uposlenike koji su bili uključeni.Navedite ove informacije jasno će vam pomoći ako zaposlenik osporava stegovnu mjeru i vodi slučaj pred sud.
Objasnite detaljno što je zaposlenik učinio pogrešno i kako je trebala djelovati u toj situaciji. Zaposlenici ponekad krše pravila jer ih ne razumiju jasno, tako da će objašnjenje kršenja i odgovarajuće informacije pomoći da se spriječi njezin drugi prekršaj. Ponudite sastanak sa zaposlenikom kako biste detaljno razgovarali o tome.
Dajte zaposleniku priliku da se iskupi za prekršaj, kao što je pisanje službenog pisma isprike drugoj strani. Obavijestite ga o rokovima za podnošenje odgovora ili pisma.
Recite zaposleniku jasno i sažeto što može očekivati kao rezultat tog prekršaja. Navedite odgovarajuće pojedinosti za njezinu trenutnu kaznu, kao što su datumi saslušanja ili datumi stupanja na snagu prestanka radnog odnosa, ako je primjenjivo. Ako zaposlenik može očekivati progresivnu disciplinsku mjeru kao rezultat daljnjih prekršaja, obavijestite je koje će to kazne biti.
Dajte zaposleniku informacije o postupku žalbe, ako je primjenjivo.
Zamolite zaposlenika za formalni odgovor za svoj dosje; često će ovaj odgovor biti u obliku formalnog pisma. Potrebna vam je ova dokumentacija za dosje zaposlenika u slučaju da slučaj preda sudu.
Upišite svoje puno ime i naslov. Ispišite slovo i potpišite svoje ime o otkucanom imenu plavom ili crnom tintom.
Napravite nekoliko kopija pisma. Zadržite 1 primjerak u dosjeu zaposlenika, dajte drugi odvjetniku svoje tvrtke i zadržite drugi za svoje vlastite zapise.
Pismo pošaljite zaposleniku ili mu ga predajte pred predstavnikom za ljudske resurse ili administrativnim pomoćnikom. Potrebna vam je potvrda da je zaposlenik primio službenu obavijest.
Savjet
-
Držite ton profesionalno i činjenično. Ovo pismo može se obratiti sudu ako zaposlenik osporava disciplinsku mjeru, a vi se želite pojaviti profesionalno i pošteno u svakom trenutku.
