Često u poslovanju potrebno je poslati važnu izjavu tvrtke grupi ljudi, informirajući ih o promjenama ili revizijama politika i procedura tvrtke. Ako ti ljudi pripadaju formalnoj skupini, postoje brojne mogućnosti za njihovo upućivanje.
Obraćanje grupi u pismu
Upotrijebite službeni određeni naziv za grupu ako je grupa formalno organizirana i prepoznata po tom imenu. Primjerice, ako je skupina Kćeri američke revolucije, savršeno je ispravno uputiti pismo grupi koja koristi "Drage kćeri američke revolucije". To je najformalniji način da se potvrdi da je informacija u pismu za Međutim, upitno je da li će se samo pismo dijeliti s grupom kao cjelinom, nego s njezinim časnicima i menadžerima.
Prihvatljivo je da se grupi obrati i njihov kolektivni naslov, odbacujući oznaku "Draga". Možete započeti pismo s "Za sve voditelje računa" ili "Nadzornici noćne smjene".
Ako je grupa ona u kojoj se želite obratiti pojedincu čije su ime i ime nepoznati, prikladno je upotrijebiti pozdrav „Za koga se tiče“. Iako ova fraza pretpostavlja da je namijenjena pojedincu, to je prikladan za korištenje kod obraćanja grupi. Ovaj pozdrav, iako ispravan i prikladan, nema autoritet koji dolazi od obraćanja važnom pismu s ispravnim imenom i naslovom kontaktne osobe.
Koristite jednostavnu oznaku kao što je “Distribucija”, ili čak “Vidi distribuciju”, u polju “Za” poslovnog memoranduma, osobito ako je slovo interno. Imena svih pojedinaca s popisa za raspodjelu trebaju biti u potpunosti objavljena u pismu, obično kao dio podnožja. Ovaj popis može biti organiziran po abecednom redu ili prema hijerarhiji organizacije, pri čemu su imena viših rukovoditelja navedena na prvom mjestu u redoslijedu, nakon čega slijedi abecedni popis svih podređenih.
Navedite imena, naslove i adrese svih zainteresiranih strana ako je grupa mala i nije povezana u vezi s jednom tvrtkom. Ova metoda je pogodna za primatelje pisma, kojima se u jednom priopćenju pruža praktičan vodič za sve strane.
