Fokusiranje na pitanja nezadovoljstva kupaca jedna je od najvažnijih stvari koju tvrtke mogu učiniti ako žele riješiti pritužbe klijenata. Program pritužbi korisnika omogućuje praćenje, organiziranje i eventualno rješavanje problema u vezi s uslugama ili tvrtkom. Redovito praćenje programa pritužbi klijenata ključno je za razvoj uspješnih dugoročnih odnosa s kupcima.
Napravite elektroničku proračunsku tablicu ili drugi dokument u kojem se mogu zabilježiti podaci iz programa žalbi korisnika. Navedite ovu datoteku računala "Pritužbe klijenata" ili sličan naslov i spremite je na sigurno mjesto na računalu. Primjer programa za proračunske tablice koji se može koristiti je Microsoft Excel, koji omogućuje filtriranje i sortiranje unesenih podataka.
Pratite važna pitanja koja se odnose na vaš program za pritužbe klijenata tako što ćete prikupiti podatke iz programa i unijeti ih u proračunsku tablicu. Primjeri problema koje je potrebno redovito ažurirati i pratiti uključuju uzroke pritužbi klijenata, koje klijenti podnose najviše prigovora, koliko često se podnose prijave te koliko brzo i ako se problemi riješe.
Razvrstajte podatke o programima za pritužbe klijenata u proračunskoj tablici kako biste ih mogli vidjeti na jasan i organiziran način. Kategorizirajte različite vrste pritužbi kako biste vidjeli koja su pitanja najpotrebnija. Sortirajte dolarsku vrijednost svih novčanih transakcija koje su rezultirale žalbom korisnika.
Razvijte politike koje se odnose na neriješene žalbe kupaca i odlučite koje ćete tehnike čuvanja kupaca koristiti. Nudeći posebne popuste za kupce, besplatne stavke ili druge jednokratne ponude za spremanje odnosa s klijentima, sve su to primjeri načina na koji se može riješiti neriješene žalbe.
Potražite povratne informacije od korisnika o programima za pritužbe kupaca od zadovoljnih i nezadovoljnih klijenata. To treba učiniti član uprave jer će nerijetko biti uključena neriješena pitanja. Međutim, dobivanje povratnih informacija korisnika o vašem programu dobar je korak za poboljšanje programa za žalbe klijenata.
Integrirajte softverski program za pritužbe klijenata koji će vam omogućiti da pratite i organizirate, kao i rješavate pritužbe. Ovi alati omogućuju predstavnicima tvrtke alate koji su im potrebni za rješavanje problema prigovora. Primjeri uključuju Everest Customer Complaints Management od Lynk Software i Master Control's Customer Complaints Software.
