Povjerenje je teško zaraditi i zadržati u poslovnim odnosima. Ponekad nešto tako prividno malo kao nesporazum ili percipirano nepristojnost u poslovnoj komunikaciji može uništiti radni odnos. U poslovnoj komunikaciji, dobro ponašanje može značiti razliku između dobiti i gubitka. Učenje da budete ljubazni i uljudni u svakom trenutku mogu uštedjeti izgubljenu energiju na poslu i brinuti se o tome kada ste se možda bavili poslovnim bontonom i ljubaznošću (vidi literaturu 4).
Telefon
Uvjerite se da, kada ne možete odgovoriti na vaš telefon, vaša snimljena poruka je iskrena i pristojna. Često je to u tonu glasa koji može pokazati ljubaznost. Ispričavamo se što niste bili dostupni kada je vaš pozivatelj trebao razgovarati s vama. Još jedna ljubaznost je navođenje kada ćete se vratiti. Najvažnije je da vraćanje poruke odmah ne bude samo uljudno, već i profesionalno. Kad se javite na telefon, nasmiješite se. Pokazat će se u vašem glasu. Slušajte u potpunosti ono što vaš pozivatelj ima reći prije nego što počnete govoriti. Provjerite jeste li zatražili dopuštenje prije stavljanja pozivatelja na čekanje i pričekajte da pozivatelj kaže da je u redu. Nikada ne spuštajte slušalicu bez pozdrava ili obavijesti da završavate poziv, čak i ako je pozivatelj nepristojan.
E-poruke idu dug put u poslovnim komunikacijama. Oni također traju dugo. Oni mogu postati stalni zapisi vaših riječi. Uz to znanje, pazite da prilikom pripreme e-pošte čitate naglas ili ga na drugi način pregledate kako biste bili sigurni da ne samo da ste shvatili značenje, već i da ga prenesete na uljudan način. Započnite e-poštu s profesionalnim pozdravom koji pozdravlja vašeg primatelja ili skupinu primatelja po nazivu (vidi Reference 3). Imajte na umu da ova e-pošta nije slučajna poruka između prijatelja. Koristite cjelovite rečenice i dobru gramatiku. Nikada nemojte pisati e-poštu kada ste ljuti ili raspoloženi na oduška, jer šanse su e-mail poslan pod tim uvjetima će nedostajati ljubaznost koja bi mogla učiniti vašu komunikaciju učinkovitijom (vidi Reference 2).
pisma
Često je prihvatljivo poslati pismo kojim se prenosi poslovna komunikacija. Kao i kod e-pošte, budite sigurni da je vaše pismo ispravljeno za pravopis i format, a gramatika provjerava ispravnost. Recite hvala kad i gdje je potrebno. Pobrinite se da zatvorite svoje pismo s uvažavanjem očekivanog vremena koje je primatelj proveo čitajući vašu komunikaciju.
Licem u lice
Često je najteži oblik poslovne komunikacije isporučen licem u lice. Dobra je praksa pregledati pred ogledalom ono što namjeravate reći. To će vam dati dobru predodžbu o tome kako se izrazi lica mijenjaju s vašom porukom. Kada posjećujete neku drugu zemlju radi posla, nije pristojno prisiliti svoju kulturu na one s kojima ste vi tu da biste poslovali (vidi Reference 1). Razumijevanje kulturnih razlika može vam pomoći da budete ljubazni kada komunicirate s onima iz zemalja u kojima se licem u lice iskazuju drugačije nego što ste navikli.
Oglasne ploče
Objave na oglasnim pločama su uobičajene na mnogim radnim mjestima. Ova praksa ponekad može rezultirati grubim ili grubim prikazima komunikacije. Kada ste zaduženi za isporuku poruke svima odjednom, trebali biste nastojati biti ljubazni prema svima. Korištenje slenga ili neuobičajenih fraza može uvrijediti i oduzeti vašu namjeru. Provjerite je li vaša oglasna ploča ili bilten napisan sa svim razmatranjima drugih profesionalnih poslovnih komunikacija.
