Organiziranje odvjetničkog ureda odličan je način za odvjetnike, pravne tajnike i pravne pomoćnike da podrže odvjetnike. U malim odvjetničkim uredima odvjetnici se mogu čak organizirati. Većina odvjetničkih ureda ima centralizirani sustav arhiviranja, a spisi predmeta odjavljeni su odvjetnicima samo kada je to potrebno za rad na slučaju. Budući da odvjetnici provode vrijeme na sastanku s klijentima, sudjeluju na sudskim postupcima, uzimaju iskaze i obavljaju druge poslove, ovise o organizaciji ureda kako bi pronašli papirologiju kada je to potrebno.
Mogući slučajevi
Svaki odvjetnik u odvjetničkom uredu treba sustav za praćenje informacija vezanih za potencijalne slučajeve.Jim Wirken, državni odvjetnik i predsjednik uprave Wirken Law Group u Kansas Cityju, preporučuje korištenje obrasca pod nazivom Prospektivno izvješće o novoj stvari. Ovaj standardni obrazac pomaže odvjetniku u praćenju informacija potencijalnog klijenta, bilježi razgovore o tom pitanju i bilježi vrijeme provedeno u savjetovanju o tom pitanju. Ako se datoteka slučaja otvori kasnije, odvjetnik ili osoba za podršku može upotrijebiti ovaj obrazac za stvaranje papirnate datoteke i nove datoteke u sustavu baze podataka za upravljanje predmetima.
Organizacija datoteke
Organizacija datoteka ključ je organiziranja odvjetničkog ureda. Ovaj proces je važan za organiziranje spisa predmeta i organiziranje računovodstvenih evidencija. Organizacija datoteka također pomaže odvjetničkom uredu da zaustavi percepciju klijenta o zloupotrebi i olakša zadržavanje klijenata. Za papirnate datoteke, odvjetnički ured bi trebao razviti sustav za organiziranje svake mape datoteka. Na primjer, u svakom odjeljku datoteke svaki put treba postaviti istu vrstu dokumenata. U svakom odjeljku dokumenti možda trebaju obojene kartice (s brojevima ili datumima) kako bi označili gdje svaki dokument počinje i završava. Radovi se moraju podnijeti kronološkim redoslijedom, ili s najnovijim dokumentom na vrhu ili na poleđini svakog odjeljka.
Odvjetnička tvrtka može razviti vodič za mape datoteka i pružiti ga svim zaposlenicima. Novi službenici za arhiviranje možda će trebati obuku kako bi razumjeli vodič za datoteke. Odvjetnici i osoblje za pravnu pomoć trebali bi se osloniti na stručno osoblje za podnošenje većine zadataka.
Elektroničko pohranjivanje podataka
Organizacija također može koristiti sustav baze podataka za upravljanje predmetima za praćenje podataka o predmetu i računovodstvu. Neki sustavi za upravljanje bazama podataka uključuju mogućnost priključivanja faksova, elektroničkih dokumenata i skeniranih dokumenata na datoteke predmeta u elektronskoj bazi podataka. Neki sustavi baza podataka posebno su korisni za nerutinske zadatke, kao što je provjera ima li odvjetnik sukob interesa u predstavljanju klijenta (što bi moglo dovesti do etičkog kršenja).
Zaposlenici i odvjetnici trebaju proći obuku o tome kako koristiti ovaj sustav za upravljanje bazom podataka za elektroničko pohranjivanje informacija. Odvjetnički ured možda želi ograničiti profile korisnika koji mogu umetati ili izbrisati zapise kako bi spriječili gubitak važnih informacija o klijentu.
