Velike organizacije i one s višestrukim lokacijama suočavaju se s oblikom financijske prijevare nazvane zaposlenici duhovi. Da bi ih se otkrilo i naposljetku ih spriječilo, te se tvrtke rutinski upuštaju u praksu revizije duhova.
Definirani Ghost Zaposlenici
Duhovni zaposlenici - ponekad zvani fantomski zaposlenici - su imena na platnom spisku kojima se izdaju plaće, ali koji nisu stvarni zaposlenici i ne obavljaju nikakav posao. Termin "zaposlenik duhova" se daje jer zaposlenik postoji na papiru, ali ne postoji na radnom mjestu; poslovi kojima su navodno dodijeljeni duhovi zaposleni često se nazivaju poslovi koji se ne prikazuju. Pronalaženje zaposlenika s duhovima bez pomoći revizije duhova može potrajati. Stroge interne kontrole mogu spriječiti zaposlene duhove.
Sneaking Ghost Zaposlenici na plaće
Većina organizacija zahtijeva dokumentaciju o zapošljavanju kako bi nekoga smjestila na platni spisak, što obično znači da supervizor ili menadžer - netko s ovlaštenjem da usmjerava odjel za obračun plaća da doda novog zaposlenika - mora biti uključen. Ponekad je uključen i član odjela za obračun plaća. Duhovi zaposleni dodaju se u platni spisak, između ostalog, stvarajući fiktivnog zaposlenika, koristeći ime otkazanog zaposlenika, stavljajući nove zaposlenike u sustav za jedno plaćeno razdoblje prije nego počnu raditi za tvrtku i dodajući privremene zaposlenike na plaće. U nekim slučajevima, ljudi koji šuljaju duhove na platni spisak, uklanjaju ih nakon samo nekoliko tjedana, što otežava identifikaciju buduće revizije.
Istjerivanje zaposlenika s duhovima
Premda postojanje duhova može biti ponekad otkriveno u rutinskoj reviziji, u većini slučajeva dostavljena dokumentacija dovoljna je za prolazak takvog ispitivanja. Revizije duhova osmišljene su kako bi otkrile sve zaposlenike duhova i detaljno istražile evidenciju plaća i ponašanje zaposlenika kako bi dokazali postojanje duhova. Te su se revizije pokazale korisnima, posebno za velike organizacije. Na primjer, u 2009. godini, revizija koju su proveli Detroit Public Schools pronašla je više od 250 zaposlenika duhova - prijevaru koja je sustav koštala više od 400.000 dolara tijekom četiri godine.
Procesi revizije duhova
Jedna od najučinkovitijih metoda za provođenje revizije duhova je da se od svih zaposlenika zahtijeva da osobno podignu svoje plaće ili izravno uplate štednju. Plaće ili zalihe zaposlenika duhova neće se prikupljati. Tako su javne škole u Detroitu odredile koliko je duhova zaposleno. Ostale učinkovite metode revizije duhova uključuju traženje zaposlenika koji nisu otišli na odmor, ne navode fizičku adresu i ne primaju odbitke na njihove plaće (za socijalnu sigurnost, poreze ili osiguranje). Osim toga, oni koji provode revizije duhova traže višestruke izravne depozite koji idu na isti bankovni račun, nevažeće brojeve socijalnog osiguranja i nedostajuće informacije o zaposlenicima.
