Kaizen je japanska poslovna filozofija koja se vrti oko koncepta stalnog poboljšanja, praćenja napretka organizacije u odnosu na unaprijed postavljeni cilj. Dok su neki kaizenski praktičari, kao što je Masaaki Imai, predstavili specifične načine na koje je ta filozofija primijenjena, ne postoji korak-po-korak metoda koja objašnjava kako provoditi kaizen sastanak. Umjesto toga, naglasak kaizen metode je stavljen na ponovno uspostavljanje vrijednosti zajedničkih načela - timskog rada, komunikacije, fleksibilnosti, prilagodljivosti, truda i kvalitete. Upravo kroz proces te kolektivne afirmacije može se postići vitka proizvodnja.
Odredite svrhu sastanka. U kaizenu, sastanci su ili za planiranje projekta, što uključuje postavljanje ciljeva i podjelu dužnosti, ili pregled projekta, tijekom kojeg članovi tima izvješćuju o uspjehu i poteškoćama tima.
Pozovite cijeli tim na sastanak. Ne izostavljajte osoblje iz periferije da sudjeluje; njihovo uključivanje pomaže zadržati sve vaše kolege u petlji.
Pozovite voditelje projekata iz srodnih projekata da sjednu na vaš sastanak kako bi potaknuli osjećaj horizontalne integracije i zajednice unutar tvrtke.
Dobro došli sudionici sastanka. Po potrebi navedite oznake naziva i zadatke sjedala. Obavezno rezervirajte mjesto koje maksimizira interakciju licem u lice. Za malu grupu je najbolji okrugli ili ovalni stol.
Postavite ciljeve sastanka na istaknuto mjesto. Pročitajte ciljeve grupi i odgovorite na kratka pitanja potrebna za pojašnjenje.
Zatražite doprinos grupe o cilju. Na primjer, je li tjedni cilj ispunjen ili premašen? Osigurati višestruka sredstva za sudionike da daju svoj doprinos; ideje se mogu podijeliti putem pokazivanja ruku, usmenih komentara, pisanih izjava ili zajedničkog obrasca brainstorminga.
Prikupite unos i ponovno ga unesite u skupinu. Nemojte izostaviti negativne komentare ili prenaglasiti pozitivne. Negativni komentari mogu otkriti, skrećući pozornost na područja koja zahtijevaju poboljšanje.
Postavite ili potvrdite kratkoročne ciljeve. Zapišite zadatke i podciljeve na karticama za bilješke. Svakom sudioniku dajte karticu s bilješkama koja će obavijestiti svakog od svojih osobnih ciljeva i dužnosti.
Odgovorite na bilo kakva zabrinutost ili pitanja.
Savjet
-
Vodite raspravu na sastanku tako da se riješe sva pitanja, čak i ako vaša perspektiva voditelja projekta otežava uvid u valjanost tih briga.
U kaizenskom procesu postoje četiri glavne faze: percepcija, razvoj ideja, donošenje odluka i provedba. Sastanci se mogu odvijati na bilo kojem od ovih izraza i mogu se prilagoditi bilo kojem od tih procesa. Na primjer, sastanak na početku projekta može se usredotočiti na razmatranje postojećih problema i promatranje učinaka korporativne kulture.
