Knjigovodstvene obveze za dječji vrtić nisu sasvim drugačije od onih koje ima knjigovođa za bilo koje druge usluge temeljene na uslugama, ali odgovornosti su znatno veće. Budući da se od dnevnih boravaka zahtijeva da daju roditeljima djece djeci ukupne račune za porezne svrhe, mora se voditi računa da se transakcije točno evidentiraju.
Porezne obveze
Zbog jedinstvene prirode dnevnog boravka, posebno kada roditelji odbijaju iznos koji plaćaju za skrb o djeci od poreza na kraju godine, knjigovođa mora ispravno isplatiti iznose koje plaća svaki kupac. Ako se u predškolskoj ustanovi nudi prije i poslije skrbi o djeci, potrebno je voditi evidenciju o svim iznosima plaćenim samo za tu uslugu, te se šalju potvrde.
Obveze za plaće
Prilikom popunjavanja platni spisak administriranje, daycare bookkeepers koristiti računovodstveni softver pod uvjetom ili porezne tablice naći na IRS i države ¡s web-mjesta. Knjigovodstvenik će morati koristiti uslugu Electronic Federal Tax Payers Service i za svako plaćeno razdoblje izvršiti uplatu od 941 (to je za doprinose tvrtke socijalnom osiguranju, Medicareu i Federalnom zadržavanju zajedno s doprinosima zaposlenika)., www.eftps.com i unosi EIN i PIN broj tvrtke.
Na tromjesečnoj osnovi dnevna knjigovođa će morati dostaviti obrazac 941 i poslati ga IRS-u. Obrazac obrasca 941 bit će ukupno svih 941 plaćanja izvršenih u svakom obračunskom razdoblju i moraju biti potpisani i poslani poštom u svakom tromjesečju. Knjigovodstvenik također mora izvršiti izračunate uplate iz računovodstvenog softvera i poslati u Federalni porez na nezaposlenost (FUTA) svaki kvartal. Uz ove zahtjeve, svako tromjesečje knjigovođa također mora popuniti obrazac za državni porez na nezaposlenost. (Suta).
Obveze iz dana u dan
Knjigovođa u daycare mora pratiti sve račune potraživanja kako bi se osiguralo da svi klijenti su plaćati na vrijeme i sve račune dugovanja kako bi se osiguralo da je zgrada, komunalne i druge mjesečne račune biti plaćeni na vrijeme. Svakog mjeseca račune banaka i kreditnih kartica moraju se uskladiti uspoređujući bankovne i kreditne kartice s računovodstvenim softverom i pazeći da se izjave banke / kreditne kartice slažu s računovodstvenim softverom.
Otkazani čekovi, kopije računa od dobavljača i potvrde o troškovima podnose se tjedno kako bi se osiguralo da su svi tiskani primjerci dostupni za inspekciju i reviziju.
Pravni zahtjevi
Knjigovoditelj će dovršiti analizu prihoda po djetetu, imajući u vidu zakonske omjere djece prema nastavnicima. Omjeri će varirati u svakoj državi prema državnom zakonu. Knjigovodstvenik mora koristiti ove informacije za izradu plana za zapošljavanje više nastavnika ili vođenje analize troškova po učionici.
Financijske obveze
Dodatne pristojbe uključuju prikupljanje svih čekova i gotovinskih isplata, njihovo evidentiranje kao potraživanja i popunjavanje uplatnica za vlasnika dnevnog boravka, koji će provjeriti sve ukupne iznose, dostaviti banci. Primici za izvršena plaćanja bit će tiskani i dostavljeni svakom kupcu na mjesečnoj osnovi.
Ispisivanje mjesečnih financijskih izvješća, uključujući izvještaj o dobiti i gubitku, bilancu i prognozu novčanog tijeka, vođenje evidencije o blagajničkom fondu i vođenje računa za povrat uplaćenih sredstava za sve plaćene troškove također su obično dio posla.
