Uz mnoge pododjeljke računovodstva postoje čvrsta i brza pravila i propisi u smislu organizacije i onoga što je dopušteno. To nije slučaj s računovodstvenim informacijskim sustavima. Jednostavno ima previše mišljenja o tome što je AIS i što nije. Ono što razlikuje AIS od ostalih informacijskih sustava su zakonske i profesionalne obveze koje se nameću upravi tvrtke i računovođama.
Tokovi informacija
Jedna od značajki AIS-a je protok informacija. To se ovdje ilustrira korištenjem piramide s upravljanjem na vrhu, srednjim menadžmentom neposredno ispod toga, upravljanjem operacijama ispod toga, te operativnim osobljem koje predstavlja bazu protoka informacija. Informacije koje se odnose na uspješnost tvrtke prelaze na sve razine upravljanja kroz osoblje. Najviše rukovodstvo odgovorno je dioničarima ili vlasnicima tvrtke za informacije koje primaju. Ovoj informaciji o učinku tvrtke pridonose kupci i dobavljači s kojima operativno osoblje svakodnevno kontaktira. Korištenjem ovih informacija najviše rukovodstvo filtrira informacije o proračunu tvrtke i upute o tome kako promijeniti ili poboljšati svakodnevnu interakciju s kupcima i dobavljačima. Informacije od dobavljača i kupaca poznate su kao vanjski informacijski tokovi. Oni od osoblja do rukovodstva i rukovodstva za osoblje poznati su kao unutarnji protok informacija.
Obrada transakcija
Još jedna značajka AIS-a je obrada transakcija. AIS obrađuje dvije različite vrste transakcija. Financijska transakcija, koja je svaka novčana transakcija koja utječe na imovinu ili dionice poslovne organizacije. Nefinancijska transakcija je odluka koja, iako se ne mjeri novčano, može utjecati na ukupno računovodstveno zdravlje tvrtke. Primjerice, ako se tvrtka odluči promijeniti dobavljača zbog značajnog porasta cijena od trenutnog dobavljača, trenutni učinak nije financijske prirode dok se ne stavi prva narudžba.
Sve transakcije unose se u računovodstveni informacijski sustav u svrhu utjecaja na odlučivanje najvišeg rukovodstva. Ako je vrhovni menadžment svjestan nadolazećeg povećanja troškova, poreza ili mogućeg gubitka klijentele, mogu se donijeti odluke za suzbijanje negativnih posljedica budućih događaja.
AIS model
Tipični model AIS-a ilustrira ove značajke i uključuje tri različita koraka u rukovanju informacijama. Prvo je prikupljanje podataka. Smatra se najvažnijim od sva tri koraka, jer ako greške ne budu otkrivene, sustav može stvoriti nepouzdani izlaz. Dva glavna zahtjeva procesa prikupljanja podataka su da su korišteni podaci i relevantni i učinkoviti. U fazi prikupljanja podataka važnost podataka treba odmjeriti kako bi se uklonile sve nevažne činjenice iz sustava. Učinkovitost uključuje prikupljanje istog skupa podataka samo jednom. Ako to ne učinite, dolazi do suvišnih podataka. Drugi korak je u obradi podataka ili pokušaju organiziranja podataka na način da uprava može donositi odluke u vezi s financijskim odlukama tvrtke. Jedan primjer bi bio u korištenju podataka o prodaji za predviđanje budućih očekivanja prodaje. Na temelju tih očekivanja mogu se donijeti odluke o kadrovskim zahtjevima. Treći korak je stvarna generacija informacija koje vode odlučivanju. Bilo da se odluka temelji na financijskim ili nefinancijskim transakcijama, odluka može utjecati na svakodnevno poslovanje tvrtke i moguće financijske izglede tvrtke.
