Računovodstveni informacijski sustav uzima sve podatke i brojke iz financijskih podataka organizacije i raspoređuje ih u urednu strukturu. Računovodstveni informacijski sustav služi trima osnovnim funkcijama: prikupljanje i obrada podataka, davanje informacija donositeljima odluka unutar organizacije i uvid u to da računovodstveno osoblje točno evidentira informacije i štiti podatke.
Prikupljanje i obrada
U fazi prikupljanja računovodstvenog informacijskog sustava, računovođe ili knjigovođe prikupljaju i bilježe podatke od prodaje gotovine, potraživanja, kupnji gotovine, obveza i obračuna plaća, između ostalih transakcija. U kompjutoriziranim sustavima, softverski program obrađuje sve debite i kredite u cjelovitu bazu podataka za upravljanje informacijama.
Izvješća za upravljanje
Računovodstveno osoblje distribuira izvješća donositeljima odluka unutar organizacije, kao što su menadžeri prodaje i marketinga, voditelji proizvodnje, financijski menadžeri i svi voditelji odjela. Uprava koristi informacije dobivene iz računovodstvenog informacijskog sustava za analizu tekućeg poslovanja i financijskog stanja organizacije te izradu planova i postavljanja ciljeva za budućnost. Na primjer, bilanca stvorena iz sustava može pokazati upravi, vlasnicima, vjerovnicima i investitorima gdje organizacija stoji financijski u određenom trenutku.
Točnost i sigurnost
Ograničavanje broja ljudi koji imaju pristup sustavu najbolje ostvaruje treću funkciju računovodstvenog informacijskog sustava - kako bi se osiguralo da tvrtka ispravno čuva ispravne podatke. Čelnici organizacije moraju odlučiti tko će to biti. Na primjer, obučeni službenici, knjigovođe ili računovođe zahtijevaju pristup kako bi provjerili i unijeli podatke u sustav i generirali izvješća. Ostali suradnici organizacije, i unutarnji i vanjski, uglavnom nemaju potrebu manipulirati podacima.
Vrste sustava i što je uključeno
Tvrtke obično informatiziraju računovodstveni informacijski sustav u svim organizacijama osim u najmanjim. Korisnici računala unose podatke u softverske programe koji završavaju izračune i klasificiraju i pohranjuju unose u odgovarajuće kategorije. Sustav tada može generirati različite vrste izvješća, ovisno o zahtjevu korisnika. Informacijski sustav uključuje sve korake u obračunskom ciklusu, a papirna dokumentacija koja dokazuje transakcije, kao što su radni nalozi, računi i financijska izvješća, postaje dio sustava. U manjim poduzećima, kao što je mama-i-pop operacija u kojoj se događa nekoliko transakcija, tvrtka može održavati računovodstveni informacijski sustav ručno. Opet, knjigovođa koristi cijeli obračunski ciklus i konstruira ručna izvješća iz rezultata.
