Prilikom traženja plaćanja od klijenta, koriste se odgovarajuće mjere za izradu učinkovitih pisama za slanje. Pisma koja zahtijevaju plaćanje koriste se kada klijent ne plati račun do datuma dospijeća. Što duže klijentu treba platiti račun, to više pisama piše toj osobi. Pismo koje traži plaćanje trebalo bi biti pristojno, jasno i trebalo bi ponuditi detalje o neplaćenom računu.
Koristite zaglavlje tvrtke jer sadrži sve podatke o organizaciji i često izgleda formalnije.
Obratite se pismu. Uključite datum pisma i ime i adresu klijenta. Obratite se osobi navodeći "Draga", nakon čega slijedi puno ime klijenta.
Navedite svrhu pisma. Pismo za zahtjev za plaćanje treba jasno navesti ovu svrhu na početku pisma. Koristite profesionalni ton i zadržite riječi pozitivne i tople.
Uključite pojedinosti o dugu. Navedite datum pružanja usluga za ovaj dug, prvobitni datum dospijeća i dospjeli iznos uključujući sve naknade za zakašnjenja. Uključite i broj fakture kako biste klijentu omogućili lakše pronalaženje izvornog dokumenta. Mnoge tvrtke će također uključiti kopiju originalnog računa u ovoj vrsti pisma. Također obavijestite kupca o kamatnoj stopi za koju se obračunavaju naknade za zakašnjenje.
Pitajte klijenta za plaćanje. Dajte klijentu do znanja da se dodatne naknade za kašnjenje mogu izbjeći plaćanjem punog iznosa do određenog datuma. Zamolite klijenta da vas pozove da se dogovorite ako on ne bude u mogućnosti izvršiti uplatu do tog datuma. Uključite svoj telefonski broj i izravno proširenje, ako je potrebno. Uključite i svoju adresu e-pošte i ponudite mu korespondenciju na ovaj način ako klijent želi.
Hvala klijentu. Ponudite svoju zahvalnost klijentu ako je plaćanje već izvršeno i zahvalite se klijentu unaprijed za slanje promptne uplate. Recite klijentu da, ako ima bilo kakvih pitanja, ne bi trebao oklijevati da vas pozove u vezi s tim.
Potpišite pismo. Zaključite pismo pišući “S poštovanjem”, nakon čega slijedi vaše ime i naslov.
