Profesionalci, kao što su računovođe i odvjetnici, često pišu pisma klijentima o važnim poslovnim pitanjima. Tvrtka mora slijediti određene postupke kako bi proizvela jasna i učinkovita pisma klijenata. Profesionalci pišu pisma klijenata u nekoliko svrha, uključujući dobrodošlicu novom klijentu, raspravu o poslovnoj stvari ili pružanje savjeta. Pišite profesionalno pismo klijenta i olakšajte njegovo čitanje, s jasnom svrhom koju će čitatelj razumjeti.
Koristite zaglavlje pisma. Većina profesionalnih tvrtki koristi zaglavlje pisma za sva pisma, uključujući ona za klijente. Zaglavlje pisma sadrži naziv tvrtke, adresu i broj telefona.
Obratite se pismu. Kada pišete pismo klijentu, napišite ga izravno osobi navodeći ime osobe. Može početi s riječju "Draga", a zatim s imenom osobe ili riječju "To." Uključiti datum na vrhu slova.
Pismo započnite kratkim uvodom. Držite uvod ugodan i razgovorni. Zahvalite klijentu na korištenju vaše tvrtke i navedite razlog pisma.
Razvijte tijelo slova. Ovaj dio pisma sadrži informacije za svrhu pisma. Može sadržavati savjete ili druge informacije relevantne za klijenta.
Izbjegavajte korištenje pojmova koje bi razumio samo profesionalac u vašem području. Odvjetnici i računovođe često koriste pojmove koji su specifični za njihovo područje, ali klijentima oni mogu biti nepoznati. Odaberite riječi koje su jasne svakoj osobi, bez obzira na pozadinu.
Zamolite klijenta da pozove s pitanjima. Poziv za kontaktiranje tvrtke za dodatnu pomoć i informacije je standardni dio svih pisama klijenta.
Potpišite pismo. Uključite svoj potpis na dno pisma i pošaljite dokument klijentu.
