Ako ste strastveni zaposlenik i primijetite da bi se neki postupci na vašem poslu mogli poboljšati, možete razmisliti o pisanju prijedloga za uvođenje novih postupaka. Ova vrsta pisma prijedloga (ili e-pošte) može se klasificirati kao interni prijedlog. Pisanje internih prijedloga malo se razlikuje od pisanja vanjskih prijedloga. Budući da pišete osobama koje rade u istoj organizaciji kao i vi, možete koristiti svoj unutarnji žargon i biti manje osjetljivi na korištenje povjerljivih informacija.
Izradite plan za svoj prijedlog. Odredite publiku kojoj ćete uputiti prijedlog. Ako želite da vaša organizacija uvede novi računovodstveni sustav, kontaktirajte računovodstveni odjel, možda ured glavnog računovođe. Također, odredite svrhu Vašeg prijedloga - implementaciju određenog računovodstvenog sustava, na primjer. Osim toga, stavite se u cipele čitatelja. To će vam omogućiti da bolje razumijete kako biste mogli uvjeriti publiku da bi vaš prijedlog trebao biti prihvaćen.
Počnite pisati prijedlog. Na samom početku izričito i jasno navedite svrhu svog pisma. Na primjer, možete napisati: "Pišem ovo pismo da od Odjela za računovodstvo zatražim da razmotri provedbu računovodstvenog sustava ABC."
Opišite trenutne postupke u vašoj organizaciji. Pokažite bilo kakve neučinkovitosti u postojećim postupcima. Na primjer, trenutni računovodstveni sustav može biti previše dugotrajan za rad. Osim toga, može uzrokovati skupe pogreške.
Navedite kratak opis novih postupaka. Objasnite kako bi se oni razlikovali od starih. Najprije opišite svoj prijedlog u samo nekoliko rečenica. Nakon toga, navedite što više detalja. Međutim, pismo s prijedlogom treba biti kratko i sažeto.
Navedite argumente koji podupiru provedbu predloženih novih postupaka. Jasno navedite prednosti koje nove procedure mogu donijeti organizaciji. Moguće koristi mogu uključivati veću produktivnost, bolju kvalitetu proizvedene robe ili usluga, veću uštedu u sirovinama i povećani moral zaposlenika.
Izradite sigurnosnu kopiju svog prijedloga s dokumentima, ako je primjenjivo. Na primjer, nove procedure možda su testirane drugdje u vašoj organizaciji ili u vašoj industriji. Označite sve popratne dokumente jasno i navedite njihovo značenje u tekstu prijedloga.
Navedite pojedinosti o tome kako se predloženi postupci mogu implementirati u vašoj organizaciji. Ako predlažete uvođenje novog računovodstvenog sustava, provedba se može provesti u fazama. Već neko vrijeme novi i stari sustavi mogu biti istodobno upravljani. Nakon testiranja novog sustava, stari sustav se može postupno ukinuti.
Zatražite od nekog drugog da pročita pismo prijedloga prije nego što ga pošaljete. Tražite kritiku. Raspravite o prijedlogu i utvrdite točke gdje se može poboljšati. Promijenite neke rečenice u prijedlogu kako biste ga uvjerili.
Pošaljite prijedlog.
Savjet
-
Koristite jednostavan jezik. Ako trebate koristiti određene pojmove, navedite njihove definicije, osim ako ste sigurni da ih osoba koja čita prijedlog poznaje. Također, dajte prednost kratkim rečenicama koje su jasne i precizne.
