Postoje brojni postupci i procesi nabave, ali postoje neki postupci koji bi trebali biti zajednički svim odjelima nabave. To uključuje odabir dobavljača, traženje informacija, dostavu ponuda, ocjenu ponuda, dodjelu ugovora i inspekciju.,
Odabir dobavljača
Organizacije obično imaju željenu listu odobrenih dobavljača koju održava odjel nabave. To su tvrtke koje su prošle proces odabira i otkrile da najbolje zadovoljavaju potrebe tvrtke.
Traženje informacija
Kada postoji potreba za kupovinom predmeta koje trenutačno preferirani dobavljači nisu u mogućnosti nabaviti, tvrtka će obično istražiti tržište. Zahtjev će biti poslan odabranim dobavljačima od kojih će se tražiti ponuda. Za zahtjeve male vrijednosti, neformalni zahtjev za informacijama ili zahtjev za ponudu se šalje identificiranim dobavljačima. Za predmete veće vrijednosti slijedit će se cjeloviti natječajni postupak. To često može potrajati i do šest mjeseci od identifikacije potrebe za konačnom dodjelom ugovora.
Povrat ponuda
Od dobavljača se obično traži da vrate ponude određenom službeniku do određenog vremena i datuma. Ponude mogu uključivati opis usluge ili robe koju dobavljač nudi, predloženi trošak za obavljanje potrebnog posla ili pružanje potrebnih zaliha, financijske informacije tvrtke i sva pitanja koja je organizacija za kupnju zatražila od potencijalnog dobavljača.
Ocjena ponude
Nakon što se ponude / ponude vrate, organizacija koja kupuje obično ima određeno vrijeme za procjenu povrata, donošenje odluke o ugovoru i obavještavanje uspješnih i neuspješnih dobavljača. Prije slanja natječajne dokumentacije, kupovna organizacija će razviti kriterije ocjenjivanja prema kojima će kandidati biti označeni i ocijenjeni. Razmatranja kao što su cijena i kvaliteta su uobičajeni kriteriji ocjenjivanja.
Ugovorna nagrada
Nakon što su ponude ocijenjene i ocijenjene, dobavljači će biti obaviješteni s odobrenjem ili odbijanjem. Uspješni dobavljači također su obaviješteni u pisanom obliku. Najbolja praksa nabave je ponuditi neuspješnim dobavljačima priliku za ispitivanje. To im omogućuje da saznaju zašto njihova ponuda nije odabrana i da bolje razumiju buduće ponude.
Zaključak ugovora
Nakon isporuke usluge / nabave, organizacija koja kupuje će provjeriti da su kvaliteta, količina i specifikacija zadovoljeni. U ovom trenutku, organizacija će izdati plaćanje. U mnogim slučajevima, uobičajena je praksa post-ugovornog sastanka između organizacije koja kupuje i organizacije koja isporučuje. Ona pruža priliku svakoj strani da ponudi povratnu informaciju i razvije dokument za obdukciju za buduće aktivnosti ugovaranja.
