Projektna nabava je kupnja ili prodaja proizvoda ili usluga za obavljanje raznih poslova kako je definirano u projektnoj dokumentaciji. Postoji nekoliko koraka kako bi se osiguralo da se to radi ispravno. Prema globalno priznatim standardima koje je postavio Institut za upravljanje projektima (PMI) u knjizi "Vodič za tijelo za upravljanje projektima" (PMBOK), postoji šest grupa procesa koje se izravno odnose na upravljanje nabavom. Ove grupe procesa uključuju svaki aspekt ugovora od prikupljanja informacija do zaključenja ugovora.
Plan nabave
Proces planiranja nabave odvija se u fazi planiranja projekta. U tom procesu, PM radi s timom da planira što će se kupiti i / ili kupiti. Alati i tehnike koje se koriste su make-or-buy analiza, stručna prosudba i vrste ugovora. Cilj je postati što je moguće više obrazovan u svim mogućnostima. Kada se taj proces završi, tim PM-a može početi sužavati ključne informacije.
Ugovaranje plana
Ugovaranje plana može se definirati kao korištenje informacija iz faze planiranja nabave kako bi se suzile informacije i identificirali potencijalni prodavači. To se događa u fazi Izvršavanje projekta. Alati i tehnike koji se koriste tijekom ovog procesa su standardni oblici i stručna prosudba.
Zatražite odgovore prodavatelja
Upravljanje nabavkama odvija se u fazi izvršenja projekta. Tim PM je uspostavio jasnu sliku o tome što će biti potrebno za provedbu projekta. Tim prikuplja i pregledava ponude, ponude i prijedloge za donošenje utemeljene odluke. Alati i tehnike koji se koriste tijekom ovog procesa uključuju konferencije ponuđača, oglašavanje i popis kvalificiranih prodavatelja.
Odaberite Prodavatelji
Nakon što tim odluči, oni biraju prodavače i započinju pregovore o ugovoru. Postoji nekoliko alata i tehnika za ovaj proces. Oni uključuju sustav za vaganje, neovisne procjene, sustav provjere, pregovore o ugovoru, sustav ocjenjivanja prodavatelja, tehnike stručnog prosuđivanja i procjene prijedloga. Ovi alati i tehnike pomažu timu da izmjeri sve čimbenike i donese informiranu odluku.
Ugovor o upravljanju
Upravljanje ugovorom se događa tijekom faze praćenja i kontrole projekta. Ovdje se posao obavlja. Glavna funkcija PM-a je upravljanje odnosima između kupca i prodavatelja i osiguranje ispunjavanja ugovornih obveza i uvjeta. Alati i tehnike koje se koriste tijekom ovog procesa su sustav kontrole promjena ugovora, pregledi izvedbe kupaca, inspekcije i revizije, izvještavanje o izvedbi, sustav plaćanja, upravljanje potraživanjima, sustav upravljanja dokumentima i informacijska tehnologija.
Zatvaranje ugovora
Proces zatvaranja ugovora odvija se u završnoj fazi projekta. Rad je završen i sada će tim zatvoriti sva otvorena pitanja, kao i pregledati ugovor kako bi se uvjerio da su svi uvjeti ispunjeni i da su sve izmjene koje su zatražene tijekom projekta završene i da odražavaju izmjene ugovora. PM će koristiti dva alata i tehnike za ovaj proces, revizije nabave i sustav upravljanja dokumentima. Voditi evidenciju o naučenim lekcijama pomoći će u budućim projektima.
