Obično se koriste u javnom sektoru, kratki dokumenti koji sadrže sažetke pojedinog pitanja i predloženog pravca djelovanja. U poslovnom okruženju izvršni pomoćnik može koristiti informativni dokument kako bi obavijestio izvršnog direktora o problemu koji će se raspravljati na sljedećem sastanku odbora, na primjer. U tom slučaju, izvršni direktor bi mogao znati pozadinu i kontekst pitanja i bilo koje daljnje korake kako bi mogla raspravljati o pojedinostima s članovima odbora. Ako želite pisati informativni dokument za nekoga u svom poslovanju, svakako ga zadržite preciznim i sažetim.
Format izvješća
Kao što ime sugerira, kratki dokumenti su kratki. Općenito ćete morati držati svoj papir na dvjema stranicama kako biste ga lako čitali i apsorbirali. Svrha referata je informirati primatelja o složenom problemu, dati kontekst na visokoj razini i uključiti preporuke o tome što dalje. To mu pomaže da bude svjestan najvažnijih događaja kako bi donio bilo kakve potrebne odluke ili dovršio sve povezane zadatke. Kratki dokumenti pisani su jasnim, jednostavnim jezikom, a često uključuju točke s oznakama umjesto gustih paragrafa tako da ih je lako skenirati.
Početak brifing dokumenta
Na vrh navedite naziv osobe koju pišete u dokumentu, trenutni datum i predmet brifinga. Mnoge bilješke s uputama započinju s odjeljkom “Svrha”, koji se koristi za identifikaciju razloga za bilješku. To će pomoći čitatelju upozoriti zašto im je ta informacija važna.
Svrha ovog dokumenta je obavijestiti predsjednika o pojedinostima vezanim za policijski incident u našem uredu u Saint Louisu 3. rujna. Kako je incident postao nacionalna vijest, predsjednik može dobiti pitanja od članova medija.
Alternativno, neke napomene započinju s odjeljkom "Problemi", gdje možete uključiti bilo kakve probleme koji se trebaju riješiti.
Glavno tijelo izvješća
Tijelo brifinga treba sadržavati odjeljak o “Ključnim razmatranjima”, u kojem možete uočiti kontekst ili pozadinu problema, kao i sve relevantne informacije o kojima bi čitatelj trebao biti svjestan.
Stvari koje treba razmotriti: počinitelj nije i nikada nije bio zaposlenik ove tvrtke. Ponašao se sam, bez pomoći bilo koga u našem objektu. Dok su zaposlenici otvorili sigurna vrata, učinili su to pod prisilom i prema sigurnosnim postupcima. Tri zaposlenika bit će ukrašena policijskom upravom u Saint Louisu zbog njihove hrabrosti u pomaganju da se podjarmi počinitelj.
Zatim opišite predloženi smjer djelovanja u odjeljku "Sljedeći koraci". Ovdje možete uključiti moguće ishode i scenarije na temelju dostupnih rješenja.
Pomoć u davanju odgovora
Neki dokumenti također uključuju “Govorne bilješke”. Ovdje možete uključiti specifične točke koje bi čitatelj trebao adresirati ako održavaju govor ili održavaju sastanak vezan uz tu temu. Umjesto pisanja govora koji bi trebali pročitati, bolje je uključiti kratke bilješke s temama koje trebaju spomenuti. To će im pomoći da objasne stvar svojim vlastitim riječima.
Na kraju svog referata, uključite svoje podatke za kontakt kako bi čitatelj mogao lako doći do vas ako imaju bilo kakvih pitanja.
