Tijekom mnogih stoljeća ugovori su postali univerzalni način uspostavljanja pravno obvezujućeg sporazuma između dvije strane. Upravljanje ugovorima uključuje upravljanje odnosima između entiteta, kao što su klijenti, partneri, dobavljači ili osoblje. Postupci uključuju pojedinosti o tome kako provoditi aktivnosti pregovaranja, provedbe, prekida i obnove.
Elementi postupka
Vaš cilj u upravljanju ugovorima je maksimiziranje profita i minimiziranje rizika. Jasno definirani postupci olakšavaju koordinaciju između uključenih strana. Komercijalni ugovori uključuju račune, narudžbenice i ugovore o partnerstvu. Provoditi postupke upravljanja ugovorima koristeći sustave računalnog softvera ili jednostavno dokumentirati kao priručnik.
Vaše procedure trebaju definirati kako su specificirani zahtjevi za proizvode ili usluge. Pridržavanje specifikacija ugovora često predstavlja osnovu za određivanje kvalitete. Različiti poslovni zahtjevi uzrokuju promjene ugovora, što je dopušteno postupcima upravljanja ugovorom. Uspostavite sveobuhvatne postupke upravljanja ugovorima kako bi se, ako se pojave sporni računi i neispunjena obveza, riješiti brže jer su vaši ugovori robusni.
Uvjerite se da slijedite zakone i propise koji reguliraju jezik ugovora te prava i odgovornosti uključenih. Dok se jednom jednostavno rukovanje smatralo pravno obvezujućim, moderne se tvrtke sada oslanjaju na niz pravnih dokumenata za obavljanje poslova. Dokumentirajte kako generirati četiri glavne vrste ugovora: fiksne cijene, nadoknadivi troškovi, djelomično definirani i pismeni sporazumi. Postupci za razvoj ugovora i upravljanje za svaku vrstu trebaju naznačiti kako popisati cijenu, definirati opseg, odrediti raspored isporuke, procijeniti rizik za svaku stranku i opisati sve tekuće poslovne odnose (ako je relevantno).
Pripremite se za rukovanje različitim scenarijima. Za ugovore s fiksnom cijenom, u dodatnim postupcima treba navesti olakšavajuće uvjete kao što je kako napisati ugovor ako se ne zna točno količina materijala ili ako se aktivnost proteže na dulje vremensko razdoblje. Neke industrije, kao što je građevinska industrija, uključuju poticaje u ugovorima kako bi motivirali operativnu učinkovitost. Postupci povezani s ugovorima koji se mogu nadoknaditi troškovima definiraju kako odrediti uvjete tako da kupac preuzme financijski rizik od prodavatelja pristankom na cijenu koja (obično) pokriva sve troškove plus naknadu. Pravila za praćenje ovih vrsta ugovora (koje obično koriste neprofitne agencije ili poslovni partneri za koje financijski dobitak nije primarni cilj) uključuju jasna očekivanja. Uspostaviti postupke za djelomično definirane ugovore i sporazume o pisma. Ulaganje vremena i truda u razvoj sveobuhvatnih postupaka osigurava besprijekoran tijek poslovanja tvrtke.
