Učinkovito formulirane poslovne komunikacije su svrsishodne, profesionalne i lako razumljive. Oni omogućuju primatelju da uzme poruku bez nagađanja o pisančevoj namjeri, prenošenju zagubljenih riječi ili dešifriranju loše konstruiranih rečenica. Poruke s greškom su isključivanje za unutarnje i vanjske čitače. Loša gramatika često je povezana s nepoznavanjem ili zanemarivanjem utvrđenih pravila, kao i lijeninom ili žurbom. Tvrtke bi trebale nastojati stvoriti zamišljene, polirane poruke koje predstavljaju njihovu predanost točnosti i temeljitosti.
Slanje ispravnih poruka
Učinkovit izbor riječi znači razliku između jasnog razumijevanja poruka i konfuzije. Rečenice koje navode čitatelje da ponovno čitaju za jasnoću mogu označiti kraj aktivnog čitanja, što je kontraproduktivno za cilj pisanja u poslovnom svijetu. Poslovno pisanje se ne odnosi na čitanje čitatelja s velikim riječima i složenim konstrukcijama rečenica. Riječ je o dobivanju točke, koristeći najučinkovitija sredstva. Pružanje sažetih, djelotvornih koraka prilikom davanja instrukcija olakšava frustraciju i povećava usklađenost čitatelja. Ostavljanje poruka otvorenim za tumačenje često znači probleme, jer čitatelji mogu kreirati vlastita pravila ili zanemariti zbunjujuće direktive.
Uspostavljanje vjerodostojnosti
Prvi dojmovi puno znače. Zamislite da dobijete oglas za "Servis mentorstva uma" koji glasi "Komad mentorske službe." Omogućavanje neadekvatno dokumentiranih dokumenata kako bi se izbjegle konačne inspekcije ostavlja negativan dojam. Iako su pogreške u korištenju kao što je tipkanje "desert buffet" umjesto "desert buffet" mogu izbjeći provjeru pravopisa, trenirane ljudske oči bi trebale uhvatiti ove gramatičke prijestupe.
Interna komunikacija
Zaposlenici žele transparentnost i otvorenost od svojih poslodavaca. Prvi put žele prave informacije. Slanje masovnih poruka e-pošte koje sadrže greške u transponiranju u datume osposobljavanja ili distribuiranje priručnika koji sadrže žargon stvaraju kaos. Također gubi vrijeme, jer ispravljanje pogrešaka oduzima druge poslovne funkcije. Čak i kada se pogreške lako ispravljaju, njihov je utjecaj još uvijek stvaran. Loša gramatika unutar interne poslovne komunikacije može smanjiti moral zaposlenika i motivaciju da ostanu orijentirani prema detaljima dok ispunjavaju radne obveze.
Vanjska komunikacija
Kvaliteta vanjske poslovne komunikacije pomaže klijentima da oblikuju dojmove o tvrtkama. Kupci radije posluju s dobro vođenim profesionalnim organizacijama. Vizualno privlačni oglasi ili ispravno oblikovana pisma gube iskru kada kupci otkriju gramatičke pogreške. Dok većina kupaca neće poplaviti posao telefonskim pozivima koji se tiču loše gramatike u korespondenciji, oni će se sjetiti prekršaja. Neki čak mogu učiniti svoju misiju upozoriti druge kupce da izbjegavaju počinitelje.
