Često je isplativo poslodavcu zamoliti zaposlenike da voze vlastite automobile kada su na poslu, umjesto da ulažu u vozila u vlasništvu tvrtke. Međutim, to nameće trošak zaposleniku. Organizacije često plaćaju nadoknadu za kilometražu kako bi privukle i zadržale dobre radnike. Slijedeći smjernice interne porezne službe za nadoknadu troškova poslovanja vozila na temelju kilometraže, poslodavac i zaposlenik imaju značajne porezne olakšice.
Osnove za nadoknadu kilometraže
Svake godine IRS objavljuje ažuriranu standardnu stopu za povrat poreza na odbitak poreza. Stopa odražava prosječnu cijenu upravljanja motornim vozilima poput automobila, kombija i SUV-ova. Primjerice, standardna stopa za 2015. iznosi 57,5 centi po milji. IRS postavlja stopu na razini koja pokriva ne samo benzin, već i normalne operativne troškove, uključujući osiguranje, licence i održavanje. Poslodavci mogu pratiti stvarne troškove vozila, ali općenito ne, jer korištenje standardne stope čini dodatno evidentiranje nepotrebnim. Standardna stopa ne pokriva stavke poput parkiranja ili cestarine. Poslodavci te troškove mogu nadoknaditi kao troškove poslovanja, ali se moraju voditi kao zasebne stavke.
Dopuštena poslovna putovanja
Poslodavci mogu platiti naknadu za kilometražu oslobođenu od poreza za vožnju na poslu. To znači da zaposlenik ne smije obavljati osobne poslove i još uvijek tvrditi da je putovanje poslovni trošak. Na primjer, putovanje u susret klijentima je odbitno, ali uzimanje popratnog putovanja kako bi se napravio osobni bankovni depozit nije. Osim toga, vožnja između posla i doma svaki dan nije odbitna. Ponekad poslodavci plaćaju kilometražu, posebno za duga poslovna putovanja. Kada se to učini, zaposlenik mora vratiti neiskorišteni iznos.
Praćenje poslovnih putovanja
IRS zahtjevi za nadoknadu za kilometražu su jednostavni kada se koristi standardna stopa. To je zato što standardna stopa pokriva sve uobičajene operativne troškove pa poslodavac nije dužan pratiti troškove kao što su plin i popravci. Zaposlenik mora osigurati evidenciju o putovanjima vezanim uz posao. Obično vode evidenciju kilometraže i trebaju je redovito dostavljati za naknadu. Svaki unos dnevnika mora sadržavati početna i završna očitanja brojača kilometara. Prijave moraju također sadržavati kratak opis svrhe i odredišta putovanja.
Naknade i porezi
Ako poslodavac zaposleniku uplati više od dopuštenog iznosa, višak je oporeziva naknada i mora ići na W-2 zaposlenika kao takvog. Inače, nadoknada kilometraže je odbitni poslovni trošak za poslodavca. Zaposlenik nema poreznu obvezu za naknadu do standardne stope, a novac se ne prijavljuje kao naknada na W-2. Kada poslodavci odluče platiti manji iznos, zaposlenici mogu otpisati razliku na poreznim prijavama.
