Čak i uz telefone i internet, još uvijek je ponekad potrebno poslati staromodno pismo u poslovne svrhe. Ažuriranje zapisa poslovnog računa slovom je učinkovito, jer je manje vjerojatno da će pisma biti zaboravljena (kao što su telefonski pozivi) i manje je vjerojatno da će biti zanemarena (poput e-pošte). Oni također pružaju zgodan papirni trag. Ako trebate ažurirati svoje zapise s pismom, slijedite nekoliko savjeta kako biste bili sigurni da pokrivate sve svoje baze.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo
-
printer
-
Papir
-
mašina za kopiranje
-
Omotnica
-
Pečat
Obratite pismo odgovarajućem odjelu kako biste osigurali da ispravni pojedinac primi vaše ažurirane informacije. Primjerice, ako mijenjate broj čekovne knjižice ili debitne kartice, upišite pismo u odjel za plaćanje računa. Ako mijenjate adresu, upišite pismo u "evidenciju kupaca". Ako niste sigurni koji odjel treba obraditi vaš zahtjev, nazovite tvrtku i pitajte prije obraćanja vašem pismu ili potražite informacije na web-lokaciji tvrtke.
Uključite datum na vrh pisma, kako za zapise tvrtke, tako i za vlastite osobne zapise. Na primjer, ako zahtijevate da se vaše usluge ponište ili smanje od određenog datuma, a tvrtka ne obrađuje vaš zahtjev pravovremeno, imate razloga za neplaćanje jer imate kopiju vašeg datiranog zahtjeva.
Uključite broj računa. To će pomoći osobi koja obrađuje vaš zahtjev da brže pronađe vaš račun i ispuni vaš zahtjev.
Uključite svoje stare podatke. Na primjer, ako premještate ili mijenjate telefonski broj, navedite u pismu "ovo je moja stara adresa" ili "ovo je moj stari telefonski broj." Tvrtka će možda trebati ove informacije kako bi podigla svoj račun kako bi ažurirala svoje zapise.
Uključite nove informacije. U pismu navedite "ovo je moja nova adresa" ili "ovo je moj novi telefonski broj." Vi svibanj želite staviti svoje ažurirane podatke u masnim slovima ili veći font, tako da osoba koja obrađuje vaš zahtjev će imati lako vrijeme lociranja informacija.
Zatražite povratnu korespondenciju. Zatražite da vam se pošalje pismo u kojem ćete dobiti obavijest da su vaše informacije ažurirane. Kada primite pismo potvrde, čuvajte ga na sigurnom mjestu za svoje zapise.
Napravite kopiju pisma prije nego što ga pošaljete, za slučaj da je trebate ponovno poslati ili uputiti na njega kasnije.
