Formalizirana organizacijska struktura fokusira se na uloge i pozicije, a ne na ljude na pozicijama. Formalizacija je proces stvaranja formalizirane strukture i uključuje održavanje te formalne strukture tijekom vremena. Formalizacija organizacijske strukture obično se inicira u pokušaju racionalizacije procesa donošenja odluka. Formalizirana organizacija je kritična za organizaciju u kojoj su pitanja poznata i promjene se sprovode polako i namjerno.
Formalna i neformalna struktura
Za razliku od neformalne organizacijske strukture, koja cijeni pojedinca iznad radnog mjesta i dopušta evoluciju uloga koje propisuje nositelj pozicije, formalna organizacijska struktura sastoji se od određenih uloga koje se ne mijenjaju lako. Neformalne organizacijske strukture na neki su način inovativnije od formaliziranih struktura. Međutim, neformalna struktura je najkorisnija za brzo mijenjajuće industrije, kao što je tehnološki sektor. Osim toga, veličina organizacije može ukazivati na potreban stupanj formalizacije. Neophodno je razumjeti potrebe pojedine organizacije pri određivanju koja je struktura najučinkovitija za svaku situaciju.
identifikacija
Formalizacija se može identificirati stupnjem do kojeg su organizacijske uloge odvojene od pojedinaca koji obavljaju te uloge. Formalizirana organizacijska struktura sastoji se od hijerarhijske strukture izvješćivanja odozgo prema dolje i donošenja odluka. Prepoznaje se postojanjem eksplicitnih, kodificiranih standarda i propisa. Formalizirana struktura obično uključuje višestruke razine nadzora, uključujući direktore na najvišoj razini ili voditelje odjela, rukovoditelje srednjih i operativnih nadzornika.
Prednosti
Jedna od koristi formalizacije organizacijske strukture je rutinska priroda sukcesije. Uloge određenog položaja ostaju iste, bez obzira tko nastanjuje određeno radno mjesto. Radne procedure su dokumentirane tako da se novi zaposlenik može lako umetnuti u prazno mjesto bez mijenjanja procesa povezanih s pozicijom. Trajna struktura formalizirane organizacije ne mijenja se osim ako je namjerno promijenila uprava. Struktura je lako razumljiva i objašnjena. Nadalje, usklađivanje svakodnevnih radnih procesa s cjelokupnom misijom organizacije lako se postiže u formaliziranoj organizacijskoj strukturi.
Radna shema
Struktura formalizirane organizacije, kao i uloge i odnosi između tih uloga, obično je vidljiva kroz korištenje organizacijske sheme. Dijagrami dijagrama pojedine uloge unutar organizacije, uključujući i one koji izvješćuju koga. Također ilustrira kako informacije i odluke teče unutar organizacije. Organizacijska shema je vrijedan alat u procesu formalizacije.