Ako postoji jedna stvar koju zaposlenici vole manje od sastanaka, tada se vrijeme sastanka promijenilo, prisiljavajući ih da u skladu s tim promijene raspored. Ipak, daleko je gore za vaše zaposlenike da budu neinformirani. Držite svoje zaposlenike u petlji pisanjem dopisa kojim ćete ih upozoriti na promjenu. Možda im se poruka ne sviđa, ali će cijeniti da je vaš dopis - kao i svi najbolji oblici interne komunikacije - kratki i do točke.
Napišite informativni naslov vašeg dopisa. Isperite ulijevo i na četiri odvojene linije s jednim razmakom, napišite "Datum", "To", "From" i "Subject". Slijedi dvotočka. Nakon "Od:" upišite svoje ime i naslov.
Ne više od tri jednostruko razmaknuta stavka o promjeni vremena sastanka, dvostruki razmak između stavaka. U prvom stavku istaknite prethodno vrijeme i odgođeno vrijeme sastanka. Navedite je li se mjesto sastanka promijenilo ili je ostalo isto.
Objasnite razlog vremenske promjene na pozitivan način. Zaposlenici se mogu zapitati zašto se vrijeme sastanka promijenilo, ali postoji potencijal za ugrožavanje povjerljivih organizacijskih informacija. Pozitivno se pozabavite pitanjem: "Vrijeme sastanka promijenilo se kako bi bolje odgovaralo potrebama i rasporedu svakoga čija je prisutnost potrebna na sastanku."
Napiši optimistični treći stavak. Na primjer, “unaprijed vam zahvaljujemo na suradnji u prihvaćanju ove promjene rasporeda. Radujem se vašem dolasku (vrijeme i mjesto sastanka)."
Napišite svoje inicijale nakon svog imena za dodatnu prisutnost i vjerodostojnost. Ne morate potpisati dno bilješke jer je vaše ime ispisano na vrhu, u zaglavlju.
Pročitajte i uredite svoj dopis prije nego što ga prenesete. Nikada ne dopustite zaposleniku da uhvati pogrešku u bilo kojem od vaših komunikacijskih materijala.
Proširite dopis ispravno i za najbolju ekspoziciju. Zapamtite da ne želite da odsutni zaposlenici vrate legendarnu uredsku liniju, "pretpostavljam da nisam dobio dopis." Zapisi o cijeloj tvrtki često se objavljuju u restoranima i sobama za odmor. Za dodano “osiguranje”, napravite kopiju dopisa za svakog zaposlenika i stavite ga u njegov poštanski sandučić ili na njegov stol.
