Dok digitalno doba stvara manje papira, potražnja za elektroničkom pohranom raste. Smjernice koje je uspostavio tim za upravljanje informacijama organizacije za stvaranje, pristup, pohranu i uništavanje zapisa diktiraju uvjete životnog ciklusa elektroničkih zapisa. Životni ciklus elektroničkih zapisa uključuje stvaranje, korištenje, pohranjivanje i raspolaganje većini poslovnih i vladinih subjekata. Neke organizacije arhiviraju određene zapise koji se smatraju neprocjenjivim, kao posljednju fazu životnog ciklusa kada nisu uništeni.
Stvaranje
Jedan od najvećih izazova za svaki elektronički sustav upravljanja je dokumentiranje nastanka novih zapisa na logičan i dosljedan način za buduću upotrebu, pronalaženje i pohranu. Ono što predstavlja zapis utvrđuje se pravilnikom o politici organizacije koji je napisan na temelju saveznih i državnih statuta. Ako je ispravno identificiran na početku životnog ciklusa, zapis je lako dostupan dok ne istekne korisnost zapisa i uništi se. Ovisno o organizaciji, sustav automatski kreira neke zapise kada se u računalo unesu određeni podaci. Drugi sustavi zahtijevaju od pojedinca da ručno kreira zapis.
Koristiti
Jednom kad je zapis stvoren elektroničkim putem, on se normalno distribuira i koristi kao informacijski alat u poslovne ili državne svrhe. Zbog toga se zapisi pohranjuju u spremište radi lakšeg pristupa. Dok je aktivan, većina zapisa se skladišti, ali im se pristupa putem baze podataka s informacijama koje identificiraju zapis.
Skladištenje i održavanje
Nakon što se datoteka koristi i više nije potrebna redovito, zapis se često pohranjuje kao neaktivan. Zapisi moraju biti pohranjeni za pristup prije uništenja prema pravilima navedenim kao organizacijska politika. Dio razloga za takav naglasak na pravilnom skladištenju odnosi se na pitanja privatnosti. Razborita organizacijska politika bavi se sigurnošću kao glavnim dijelom odgovornog održavanja evidencije.
raspored
Zapisi moraju biti dostupni određeni broj godina kako bi bili u skladu sa saveznim i državnim zakonima. Većina pravila organizacije o čuvanju i raspoređivanju zapisa koristi savezne i državne statute kao minimalne zahtjeve za čuvanje zapisa. Tvrtke vode evidenciju u svrhe parnica, u slučaju da su prisiljene braniti određene poslovne radnje poduzete u prošlosti. Kako je zbrinjavanje zapisa od ključne važnosti. Budući da se elektroničke datoteke mogu obnavljati u stručnim rukama, važno je da se elektroničke datoteke izbrišu bez mogućnosti pronalaženja informacija.
