Kompletna financijska izvješća vaše tvrtke uključuju bilancu, račun dobiti i gubitka i izvješće o novčanom tijeku. U kombinaciji odgovaraju na ključna pitanja o vašem financijskom zdravlju. Ima li vaša tvrtka previše dugova? Koliko je to isplativo? Koliko novca imate na raspolaganju? Pet elemenata glavnih financijskih izvještaja su imovina, obveze, kapital, prihodi i rashodi.
Definirano pet elemenata
Velikih pet su bitni elementi vašeg poslovanja financijske pozicije. Zajedno pokazuju koliko dobro funkcionira vaša tvrtka.
Imovina je sve ono što vaše poslovanje posjeduje i koje će generirati ekonomsku korist kroz više obračunskih razdoblja, na primjer; zgrade, proizvodnu opremu, patente, gotovinu, potraživanja i zemljište. Imovina se razlikuje od, recimo, električne energije, koja generira ekonomsku korist, ali je odmah iskoristite. Vaš račun za struju je trošak, a ne sredstvo. Zalihe mogu ići u oba smjera. Zalihe su sredstva sve dok se ne iskoriste i trošak kada se koriste.
Obveze su sve što morate platiti osobi, tvrtki ili vladi. Obveze prema dobavljačima, obveze za plaćanje poreza i plaće su sve obveze. Za razliku od troškova koji se oduzimaju od vaših prihoda u financijskim izvještajima, obveze se oduzimaju od ukupne vrijednosti vaše imovine. Ono što ostaje je vlasnički kapital.
Računovodstvo definira pravednost na različite načine. Kapital vlasnika je iznos koji vlasnici ulažu u tvrtku, plus zadržana dobit, što je novac koji tvrtka proizvodi i ne troši ili distribuira kao dividende. Kapital se također definira kao dio bilančne jednadžbe: oduzimamo ukupne obveze od ukupne vrijednosti imovine i vidimo koliko vrijedi vlasnički kapital. Ako tvrtka ima puno duga ili imovina gubi vrijednost, kapital u bilanci može biti manji nego što su vlasnici dali.
Prihod je prihod koji društvo ostvaruje u razdoblju na koje se odnosi ovaj izvještaj. Poslovni prihodi dolaze od tvrtke koja prodaje robu ili usluge. Ne-poslovni prihod potječe iz drugih izvora, kao što su kamate na zajmove ili povrat ulaganja. Ako se vaše računovodstvo odvija na gotovinskoj osnovi, prijavite prihod kada vam se isplaćuje. Ako koristite računovodstvo na temelju nastanka događaja, zabilježite prihod kada ga ostvarite. Ako, recimo, napravite posao od 1.000 dolara za klijenta na kredit, zabilježite 1.000 dolara čim posao bude dovršen.
Trošak, druga strana prihoda, je novac koji ćete potrošiti da zaradite novac. Najamnina, komunalije i plaće su svi troškovi. Amortizacija, koja je gubitak vrijednosti imovine u dobu, također je trošak. Trošak prodane robe je kategorija troškova koja pokriva troškove u vezi s pružanjem predmeta ili usluga koje prodajete, kao što su rad, materijali i plaćeni sati. Ako koristite obračunsku osnovu, prijavljujete troškove čim dugujete novac, a ne kada plaćate račun; novčana osnovica izvješćuje o trošku kada je račun plaćen.
Elementi financijskog položaja
Pet elemenata financijskih izvješća međusobno djeluju i utječu jedni na druge. Prihodi i rashodi, na primjer, sastavni su dio računa dobiti i gubitka. Kada pripremate tromjesečni izvještaj, na vrhu izjave prikazuje se vaš neto prihod od prodaje. Od tog ukupnog iznosa oduzmite troškove, a zatim dodajte neoperativne prihode i oduzmite ne-operativne troškove. Rezultat ovog izračuna je Vaš neto dohodak, koji vam govori koliko je vaša tvrtka bila profitabilna u tom razdoblju. Je li vaš prihod nadmašio vaše troškove? Koliko? Je li operativni prihod značajniji od prihoda koji nisu operativni? Na ova pitanja odgovorite dok pregledavate račun dobiti i gubitka.
Međutim, prihodi prikazani u računu dobiti i gubitka možda nisu naplaćeni ili troškovi možda nisu plaćeni. To je mjesto gdje dolazi izvješće o novčanom tijeku. Za razliku od obračuna na temelju računa dobiti i gubitka, izvještaj o novčanom tijeku se fokusira samo na novac koji mijenja ruke. Primjerice, plaćanja kupaca utječu na novčani tijek, a obrnuto, potraživanja nisu. Jedan od načina izrade izvješća o novčanom tijeku je uzeti račun dobiti i gubitka i eliminirati sve prihode koje niste naplatili i troškove koje niste platili. Ako upravljate tvrtkom pomoću gotovinskog računovodstva, ne trebate zasebni izvještaj o novčanom tijeku.
Prihod također utječe na bilancu. Pretpostavimo da donesete 475.000 dolara tijekom kvartala, s troškovima od 250.000 dolara. Neto dobit od 225.000 USD dodaje se Vašoj imovini i knjižena je na potraživanja ili gotovinu, ovisno o tome kako je plaćena. Kako se vrijednost imovine povećava, tako se povećava i vlasnički kapital.
Zašto je pet elemenata bitno
Financijska izvješća su temeljna za mjerenje financijskog zdravlja vaše tvrtke. Račun dobiti i gubitka prikazuje prihode i rashode za mjesec, kvartal ili godinu. Ako trčite u crveno ili su profiti tanki, to bi mogao biti znak upozorenja o financijskim poteškoćama. Izvještaj o novčanom tijeku pokazuje koliko novca imate na raspolaganju. Čak i ako ste profitabilni, potrebna vam je gotovina za plaćanje računa za vodu ili vaših zaposlenika. Bilanca stanja je snimka vaše imovine, obveza i kapitala na kraju izvještajnog razdoblja.
Način na koji izjave prikazuju pet elemenata (imovina, obveze, kapital, prihodi i rashodi) pruža informacije za svakoga unutar ili izvan tvrtke koji je zabrinut zbog svog financijskog zdravlja. Informacije mogu dovesti do više pitanja, kao što su, ako su prihodi niži u ovom kvartalu nego u prethodnom tromjesečju, postoji li problem? Ako bilanca pokazuje značajne obveze, je li to znak da ste preuzeli previše duga? Ako je prihod visok, ali ima malo novaca, trebate li gurnuti klijente da plaćaju brže? Radite li značajno bolje ili lošije od prosjeka u vašoj industriji?
Zašto su revizije važne
Postoji mnogo načina na koje tvrtka može izmisliti pet elemenata kako bi poslovni izgledi financijski zdravi na financijskim izvješćima kada se u stvarnosti bore:
- Make up prodaje koje se nikada nisu dogodile.
- Prijavite prihod prije nego što ste ga zaradili.
- Precijeniti vrijednost imovine.
- Polaganje prava na imovinu koja ne postoji.
- Napravite lažne troškove za prikrivanje pronevjere. Na primjer, menadžer bilježi kupnju od 5.000 dolara koja se nikada nije dogodila. Umjesto toga, novac je otišao ravno u njegov džep.
Uspješne tvrtke postavljaju kontrole kako bi spriječile ovu vrstu lažnog izvješćivanja. Ako svaka velika kupnja zahtijeva da dvije osobe potpišu na njoj, na primjer, jednoj osobi je teže počiniti prijevaru. Međutim, to ne čine sve tvrtke. To je jedan od razloga za reviziju financijskih izvješća. Drugi je da standardne računovodstvene prakse postaju sve složenije, što olakšava propuštanje pogrešaka ili prijevare. Imati godišnju revidiranu izjavu je obvezna ako ste javno dioničko društvo.
Revidirane izjave su skupe jer su temeljite. Prvo, revizor proučava vašu tvrtku i razmatra potencijalne pogreške ili prijevare u elementima financijske pozicije. Zatim testiraju vaše unutarnje kontrole. Ako izgleda kao da bi bilo izuzetno teško nekome nadoknaditi troškove ili stvoriti fiktivne prihode, revizor ne mora biti toliko iscrpan. Ako su vaše kontrole neuredne, revizija postaje teža.
- Postoje li sredstva koja prijavljujete u bilanci?
- Je li stanje računa potraživanja točno?
- Da li vaši bankovni izvještaji potvrđuju novčana sredstva za koja kažete da ih imate?
- Da li vaši vjerovnici potvrđuju da su obveze u bilanci točne?
- Jesu li iskazani troškovi u računu dobiti i gubitka točni?
Nakon što revizor pregleda pet elemenata i način na koji ste ih prijavili, primit ćete mišljenje revizora:
- Nekvalificirano mišljenje zvuči loše, ali to je zapravo dobra vijest. Revizor kaže da su vaše izjave u redu, bez rezerve.
- Kvalificirano mišljenje kaže da su vaša financijska izvješća uglavnom dobra, ali neke podatke nije moguće provjeriti.
- Negativno mišljenje kaže da postoje ozbiljni problemi koji trebaju popraviti.
- Izjava revizora kaže da nije moguće formirati mišljenje. To bi moglo biti zbog toga što je nedostajalo previše dokumenata za potvrdu točnosti elemenata ili da je vaš menadžerski tim odbio surađivati.
