Formalno ime za pismo s popisom ponuda je „propratno pismo s prijedlogom“. Ova vrsta pisma treba biti napisana jezgrovito i sačuvana na najviše dvije stranice. Izraditi Zahtjev za prijedloge kako bi se detaljno opisali parametri projekta, očekivani rezultati, vremenski rasporedi i prekretnice. Svrha popratnog pisma je pogoditi glavne opise i zahtjeve u sinopsis.
Stavke koje su vam potrebne
-
Softver za obradu teksta
-
RFT (izborno)
-
Veze na web-lokaciju za RFP, Aplikacija (izborno)
Otvorite pismo kratkim pozdravom i najavite naslov projekta ponude. Napravite zaglavlje s oznakom "Opis" nakon pozdravnog pozdravnog poziva. Upotrijebite ovo zaglavlje da ukratko opišete posao u tri paragrafa ili manje, tako da se čita više kao sažetak. Uključite broj posla za projekt.
Napravite rubriku pod nazivom "Specifikacije". Koristite ovo područje kako biste elaborirali zahtjeve kao što su tehničke specifikacije u vezi veličine, električnih potreba, lokacije i drugih relevantnih informacija koje će ponuditelji morati znati kako bi pružili točnu procjenu.
Stvorite naslov pod nazivom "Kvalifikacije". Ovaj odjeljak služi za opis kvalifikacija potrebnih za ponuđače, kao što je minimalni broj godina poslovanja, specifična vrsta (e) potrebne licence, sposobnost pokazivanja odgovarajućih iznosa osiguranja i vrstu (vrste) osiguranja koju posao može zahtijevati. Državne preferencije za poduzeća u vlasništvu manjina ili žena (ako je primjenjivo) i bilo koji drugi obvezni pravni jezik za koji vaše poslovanje ili odjeli zahtijevaju da budu navedeni na svim pismima ponude.
Označite rubriku pod nazivom “Proračun” za posao (ako je primjenjivo). Unesite maksimalni iznos za projekt tako da svi podnositelji zahtjeva budu upoznati s maksimalnim iznosom proračuna.
Napravite zaglavlje s oznakom "Isporučivo" i napišite kratku izjavu u vezi očekivanih rezultata posla koji moraju biti ispunjeni. Obavijestite izglede da će detaljna izjava o rezultatima biti uključena u cjeloviti RFP za posao.
Napišite zaglavlje pod nazivom "Rok" i pod naslovom navedite željeni datum završetka. Uključite podatke o datumima prekretnice (ako je primjenjivo) ili ostavite detalje prekretnice za RFP.
Napravite zaglavlje "Uzorci" (ako je primjenjivo) i navedite kako ponuditelji trebaju dostaviti uzorke prethodnog rada, kao što su elektroničke digitalne fotografije u JPEG ili GIF formatu ili kao prilog zajedno sa svojim formalnim zahtjevom.
Napravite zaglavlje "Reference" i navedite broj potrebnih referenci i vrstu kontaktnih informacija koje su vam potrebne, kao što su ime, naslov, telefonski broj i adresa e-pošte.
Umetnite hipervezu na pismo tako da se podnositelji mogu povezati s formalnom internetskom prijavom i zasebnom hipervezom za RFP (ako je potrebno). Dodajte vezu za svoju web-lokaciju i uključite RFP i aplikaciju na svoju web-lokaciju koja se može formatirati kao PDF kako bi se podnositelji mogli prenijeti na svoje računalo.
Savjet
-
Navedite datum sesije pitanja i odgovora za veliki proračunski posao i smanjite broj telefona i e-poruka koje možete primiti kako biste mogli odgovarati na pitanja. Uključite ime kontakta i navedite hoće li ponuđači putem telefona ili e-pošte poslati dodatna pitanja.
