Neki ljudi možda ne prihvaćaju kritiku, ali kao profesionalac, to je jedini način da rastu. Tvrtke i akademski odjeli mogu imati koristi od toga da uđu vanjski recenzenti i daju iskrene povratne informacije o tome kako poboljšati svakodnevno poslovanje. Nakon pregleda recenzent će napisati detaljno stručno pismo kako bi dao povratne informacije u određenim područjima u kojima poduzeću možda nedostaje.
Počnite s profesionalnim zaglavljem
Napišite pismo s povratnim informacijama na zaglavlje pisma profesionalnog izgleda. Glava pisma uspostavlja vaše profesionalne vjerodajnice i stvara solidan, vjerodostojan izgled. Upišite "Dragi gospođo / gospođo (ime nadzornika)", a zatim dvotočku. Preskočite drugi prostor retka. Upišite cijeli datum. Preskočite prostor retka.
Kažite "Hvala" i dostavite besplatnu izjavu
Započnite pismo zahvaljujući nadzorniku na mogućnosti da posjete njihovo poduzeće. Pojedinosti o svakom gostoprimstvu koje ste posebno cijenili. Napravite cjelovitu pozdravnu izjavu koja ukratko daje pregled određenih područja koja su dobro obavljena ili dobro vođena u organizaciji. To će stvoriti pozitivne osjećaje među onima koji dobivaju povratne informacije. Čak i ako je vaša ukupna ocjena bila vrlo negativna, uvijek možete pronaći nešto pozitivno i konstruktivno da biste istakli.
Dajte analizu i specifične povratne informacije
Dajte analizu od točke do točke svakog dijela organizacije ili odjela. Na primjer, ako je vaša procjena bila na sveučilišnom odjelu za engleski jezik, možete početi s ocjenjivanjem voditelja odjela. Dajte vrlo specifične kritike i povratne informacije o tome kako ona ispunjava svaku od svojih odgovornosti.
Prednosti i kritike
Detaljne prednosti koje treba zadržati kao i elemente koji bi mogli biti učinkovitiji i ponuditi konkretne prijedloge za svaku kritiku. Primjerice, ako primijetite da je voditelj odjela zakasnio u evaluaciju instruktora, možete napisati: "Voditelj odjela pruža vrlo temeljite i detaljne procjene, no procjene se često vrate kasno, možda kao posljedica njezine želje pisati vrlo opsežne procjene. U budućnosti bi trebala razmotriti izostavljanje nebitnih detalja kako bi se smanjilo vrijeme koje je potrebno za dovršenje izvješća."
Ovaj primjer ne odustaje od pružanja izravne kritike, ali u isto vrijeme pohvaljuje redatelja za njezinu temeljitost u isto vrijeme, umjesto da se usredotočuje samo na njezinu nesposobnost da se na vrijeme pretvori u procjene.
Ocijenite, pregledajte i kritikujte svaki odjel
Procijenite svaki odjel, a zatim svakog ključnog zaposlenika unutar odjela. Temeljito pregledajte funkcije svakog odjela i koliko su ključni zaposlenici obavljali ove funkcije. Ponudite cjelokupnu procjenu negativnih elemenata koje ste otkrili i napišite akcijski plan za odjel koji će ih riješiti. Ovaj plan će sadržavati elemente iz svih kritika koje ste ukazali u pojedinačnim kritikama. Uključite detaljno objašnjenje značajnih prednosti odjela, uključujući pohvale ključnim zaposlenicima koji se izvode iznimno dobro. Raspravite o tome kako odjel može graditi na tim prednostima.
Zatvaranje pisma povratnih informacija
Dajte kratku cjelovitu procjenu odjela, uključujući i značajne prednosti i slabosti. Završite još jednom zahvalivši se nadzorniku i navedite svoje kontaktne podatke u slučaju da nadzornik ima dodatna pitanja. Zatvorite pismo s pozdravnim izrazom kao što je "S poštovanjem" i vaše puno ime. Upišite iznad upisanog imena plavom ili crnom tintom.
Ne zaboravite dodatne kopije
Napravite nekoliko kopija pisma. Zadržite jednu kopiju za svoje zapise. Dodatni primjerak pošaljite poštom šefu nadzornika ako ga zatraže. Pošaljite izvornik izravno nadzorniku.
