Postoje informacije koje se ne smiju izostaviti u profesionalnom pismu. Jedan od tih je vaš kontakt informacije, a drugi vaše zatvaranje, kao što su "Best regards", "Yoursэнly" i drugi. Podaci za kontakt obično se nalaze na vrhu fizičkog pisma i na dnu profesionalne e-pošte. Iako se lokacije razlikuju u svakom obliku slova, format podataka o kontaktu ostaje isti.
Iako je jednostavno dodati podatke o kontaktu, ključno je da se to učini ispravno, inače će vaše pismo izgledati neprofesionalno. Vaši kontaktni podaci posljednja su stvar s kojom želite biti kreativni. Najbolje je upotrijebiti predložak da bi vaše komunikacije bile konzistentne.
Načini okončanja pisma
Doista nije važno kakve kontaktne informacije uključite u pismo. To može biti vaša adresa e-pošte, telefonski broj ili ulica. Bit je reći primatelju pisma najbolji i najbrži način da vas kontaktira. Te se informacije obično pišu na propratnom pismu za fizičko pismo u kojem možete dodati da vas primatelj može kontaktirati tijekom radnog vremena.
Za poruku e-pošte možete reći da se veselite slušanju od primatelja, a ispod da navedete svoje podatke za kontakt. Isticanje vaših podataka za kontakt i najbolji način da dođete do vas mogli bi napraviti razliku između brzog odgovora i ponovnog slušanja osobe.
Slučaj za dopise u fizičkim pismima
Kad god pišete profesionalno pismo, dobro je uključiti popratno pismo. Prvi odjeljak u gornjem lijevom kutu popratnog pisma sadržavat će vaše podatke za kontakt. Trebao bi sadržavati jedan font i jedan razmak. Također bi trebao biti oblikovan kao blok s lijevom rukom. Podaci za kontakt trebaju sadržavati vašu punu fizičku poštansku adresu, adresu e-pošte i broj telefona - trebali biste ostaviti mjesto prije datuma.
Sljedeći blok vašeg pisma je ime primatelja iza kojeg slijedi naslov, naziv organizacije i adresa.
Primjer:
Ime
Adresa
Grad (*): Država (*): Poštanski broj
Broj telefona
Email adresa
Datum
Slučaj za poruke e-pošte
U poruci e-pošte podaci za kontakt se unose na dnu poruke e-pošte nakon poruke, zatvaranja i potpisivanja. Vaši kontaktni podaci trebaju uključivati vašu fizičku poštansku adresu, adresu e-pošte i broj telefona. Također možete uključiti linkove na stranice društvenih medija kao što je LinkedIn ili na profesionalnu web stranicu ako je imate. Svakako uključite samo veze do relevantnih stranica društvenih medija. Ne uključujte, primjerice, vezu na svoj Instagram, osim ako nije relevantna za e-poštu.
Primjer:
Ime prezime
Ulica
Grad (*): Država (*): Poštanski broj
Email adresa
Telefon
Profil LinkedIn
