Nijedan posao nije savršen. Vjerojatno je da ćete u nekom trenutku svoje karijere naići na problem koji se mora riješiti višom razinom upravljanja. Mnoge tvrtke potiču korištenje izvješća o pritužbama kao pravilnu metodu formalne izjave žalbe. Ta se izvješća obično koriste za rješavanje nezadovoljavajućih transakcija ili uvjeta koji se odnose na tvrtku. Pravilno pisanje izvješća o žalbi ključno je da se vaša briga čuje i problem riješi.
Osvrnite se na pozadinu situacije. Dajte ključne informacije kao što su vaš položaj i razlog pisanja. Ukratko navedite razlog nezadovoljstva.
Slijedite pozadinu s detaljnijim opisom problema. Prijavite objektivne činjenice. Opišite posljedice problema.
Komunicirajte ono što smatrate zadovoljavajućim rješenjem. Objasnite što očekujete od druge strane kako bi popravili situaciju.
Dodajte upozorenje ako mislite da je to potrebno. Možda želite priopćiti posljedice ako druga strana ne sudjeluje u rješavanju problema. Ovaj korak nije obavezan, na temelju vašeg odnosa s drugom stranom i ozbiljnosti problema.
Završite s pristojnim zaključkom koji izražava vaš optimistički pogled na situaciju. Komunicirajte osjećaj da želite riješiti problem kako biste koristili obje strane.
Savjet
-
Ne zaboravite koristiti pristojnost tijekom pisma. Suzdržite se od uvrede druge stranke ili zvuka neprijateljski.
