Razvijanje sveobuhvatnog sustava za upravljanje datotekama za vaš restoran pomaže vam upravljati zaposlenicima i poslovanjem. Dvojni sustav arhiviranja je učinkovit, osobito ako se datoteke pohranjuju na mreži. Datoteke se mogu pohraniti na lako dostupnoj lokaciji, poput uredskog kabineta za datoteke, a osjetljive osobe i financijske datoteke mogu biti zaštićene. Fizički sustav arhiviranja treba biti odabran na temelju obujma podnesenih informacija, dok online sustav arhiviranja ima više opcija.
Odaberite sustav arhiviranja
Datoteke pohranjene na mreži mogu se podijeliti u povjerljive i otvorene kategorije. Lozinka štiti osjetljive informacije kao što su financijske datoteke ili datoteke zaposlenika. Datoteke koje zaposlenici trebaju redovito pristupati mogu se pohraniti u zajedničku mapu pod određenim naslovima kao što su dobavljači, dobavljači i održavanje. Datoteke pohranjene u ormariću mogu se razvrstati po abecedi prema predmetu ili za datoteke velikog volumena, prema predmetu s podjelom po kategoriji. Na primjer, datoteka dobavljača može imati pojedinačne abecedne datoteke koje identificiraju imena dobavljača ili njihove tvrtke.
Financije
Razvijanje sustava arhiviranja koji omogućuje jednostavan pristup financijskim izvješćima bitan je za svakodnevno poslovanje, kao i za mjesečna, tromjesečna i godišnja računovodstvena izvješća te za pripremu na kraju godine i porez. Financijske informacije trebaju biti pohranjene na sigurnom mjestu, kao što je kutija za zaključavanje ili u kompjuterskoj datoteci zaštićenoj lozinkom. Dokumenti uključuju dugovanja i potraživanja, obračun plaća, zajmove i kreditne linije, unutarnju i vanjsku reviziju te porezne evidencije i dnevne primitke. Kategorizirajte datoteke u vremenskim okvirima tako da su oni koje redovito navodite, kao što su dnevne evidencije prodaje, na dohvat ruke, a oni koje povremeno pregledavate, kao što su kvartalna izvješća, nalaze se u stražnjem dijelu kabineta.
zapošljavanje
Organizirati prazne i završene prijave za zapošljavanje, materijale za orijentaciju i obuku, raspored rada i pisane izvještaje o izvješćima zaposlenika, pritužbama ili ukorima. Ovo potonje je korisno ako zaposlenik podnese pritužbu u vezi s raskidom, diskriminacijom ili uznemiravanjem. Ako datoteke zaposlenika sadrže podatke o zdravstvenom stanju i brojeve socijalnog osiguranja, datoteke kategorizirajte po redoslijedu i pohranite brojčani ključ na drugo mjesto.
dobavljači
Podijelite datoteke dobavljača u kategorije hrane, pića, piva, pića i restorana. Uključite pojedinačne datoteke za trenutne dobavljače i potencijalne dobavljače. Datoteke trebaju sadržavati kopije ugovora, narudžbenice, potvrde, strukture cijena, rokove isporuke, imena kontakata i telefonske brojeve. Datoteke dobavljača možete spremiti u blizini vrata dostave ili u uredu upravitelja radi lakšeg snalaženja.
Osiguranje
Datoteke osiguranja trebaju sadržavati kopije polica te ime i kontaktne podatke agenta osiguranja koji zastupa svaku polisu. Uključite tablicu obnove kako biste naznačili kada je potrebno pregledati pravila. U slučaju nužde pohranite kopiju dokumenata o osiguranju.
Izgradnja i održavanje
Bez obzira na to je li restoran u vlasništvu ili iznajmljen, vodite evidenciju o održavanju i popravcima. Uključite popis čišćenje, uklanjanje smeća, recikliranje, opće održavanje, vodovod i električni popravak usluga. Čuvajte informacije za održavanje video igara, juke kutija ili automata za prodaju. Slično kao što su datoteke dobavljača, brojevi za održavanje i hitne kontakte trebali bi biti smješteni na mjestu gdje im svaki zaposlenik može brzo pristupiti, kao što je štand hostesa, blagajna, iza bara ili u kuhinji.
Zdravlje i sigurnost
Održavajte datoteku o dokumentaciji o zdravlju i sigurnosti. To uključuje kopiju izvješća o zdravstvenom odjelu restorana i citate, pisana pravila o mjerama zdravlja zaposlenika kao što su pranje ruku, korištenje rukavica i mreža za kosu i detaljna uputstva za sanitaciju opreme. Također uključite dokumentaciju o postupcima koji se odnose na rukovanje, pripremu i skladištenje hrane. Napravite kopije odgovarajućih pravila i propisa i postavite ih na odgovarajuća mjesta gdje će ih zaposlenici sigurno vidjeti.
Ozljeda i incident
Napravite datoteku koja će uključivati izvješća o ozljedama zaposlenika i korisnika. Dokumentirajte svjedoke za svaki događaj i navedite što je moguće više potpora, uključujući uzrok ozljede, radnje poduzete nakon ozljede i ishod. Uključite kopije policijskih izvješća ako su vlasti iz bilo kojeg razloga pozvane u restoran.
