Posao blagajnika je, na mnogo načina, najvažniji posao u upravi organizacije. Blagajnik kluba je odgovoran za sav novac kluba, i dolazni i odlazni, i mora voditi točnu evidenciju kako bi se osigurala zakonska usklađenost.
Prikupljanje pristojbi
Prikupljanje poreza je gotovo univerzalni posao blagajnika kluba. Posao prikupljanja pristojbi počinje kada klubska godina počinje, bilo da je to kolovoz kao što je to tipično za školske klubove ili siječanj kao i za uslužne organizacije. Posao prikupljanja pristojbe je jednostavan, ali zahtijeva dobro vođenje evidencije. Blagajnici bi trebali voditi popis ljudi koji su platili svoje članarine kako bi mogli pratiti članstvo u klubu.
Plaćanje računa
Jedan od poslova blagajnika je plaćanje računa za klubove. U školskim okruženjima, to se može učiniti putem zahtjeva od školskih administratora, dok u zajednici organizacija obično ima tekući račun. Blagajnik mora evidentirati sve plaćene račune i zašto su plaćeni u slučaju da su potrebna dodatna objašnjenja.
Priprema proračuna
Proračun je temeljni dokument kluba. Iako neki klubovi vole planirati događaj, pronaći način da ga financiraju, to može izazvati pritisak na klub. Blagajnik kluba bi trebao inzistirati na sastavljanju proračuna prije početka bilo kakvih napora za prikupljanje sredstava. Proračun bi trebao uključivati sve troškove, čak i male administrativne troškove.
Izvješćivanje o financijskim informacijama
Tipičan sastanak organizacijskog odbora zahtijeva financijsko izvješće blagajnika kluba. Ovo financijsko izvješće treba sadržavati početna i završna stanja svih računa. Svaki prikupljeni novac mora biti pokriven, a plaćeni računi moraju biti navedeni. Financijsko izvješće treba biti lako razumljivo, a blagajnik bi trebao biti otvoren za odgovore na pitanja o tome.
Priprema nasljednika
Kada se izabere novi blagajnik, trenutni blagajnik mora tu osobu pripremiti objašnjavanjem procesa vođenja evidencije i puštanjem nasljednika u uvid u sve informacije.
