Izjava o postupku sažima svrhu, opseg i propisani način ispunjavanja utvrđene politike ili popunjavanja jedinice rada. Kao što se zahtijeva strogošću i složenošću sekvence koraka koja prethodi, izjava o postupku može biti u rasponu od jedne rečenice do nekoliko dijelova ili odlomaka.
Budući da je izjava o postupku sažetak informacija koje se odnose na provođenje postupka, ne bi se trebala pisati do završetka postupka.
Određivanje opsega i složenosti postupka
Pregled izvršenog postupka; osigurati točnost i potpunost sadržaja.
Identificirajte sve osoblje odjela odgovorno za provedbu postupka.
Identificirajte sve osoblje odjela odgovorno za nadzor i provedbu postupka.
Identificirajte sve eksponate - slike, dijagrame, obrasce, računalne ekrane, izvještaje itd. - koji se koriste u postupku.
Identificirajte sve neuobičajene ili posebne pojmove koji se koriste u postupku.
Odredite primarne ciljeve i rezultate postupka.
Nacrt izjave o postupku
Identificirajte postupak; navedite ime ili naslov koji ukazuje na sadržaj postupka ili upotrebu (npr. "Rukovanje pritužbama klijenata").
Opišite svrhu postupka i namjeravanu publiku, navodeći specifična zvanja odgovorna za izvedbu.
Primjer: Ovaj postupak sadrži upute za predstavnike Službe za korisnike i nadzornike za bilježenje, praćenje i rješavanje pritužbi korisnika putem MS-CRM sustava.
SVRHA Uspostaviti i komunicirati s predstavnikom službe za korisnike i standardnom praksom superviory za bilježenje, praćenje i rješavanje pritužbi klijenata pomoću MS-CRM sustava.
Navedite po nazivu i redoslijedu pojavljivanja svaki dokaz koji se nalazi u postupku. Na primjer:
IZLOŽBE: Slika 1: Zaslon za prijavu u MS-CRM Slika 2: Zaslon za snimanje reklamacija MS-CRM Slika 3: Izvješće o povijesti žalbi u MS-CRM-u
Nabrojite abecednim redom i definirajte svaki jedinstveni ili posebni izraz koji se nalazi u postupku. Na primjer:
POJMOVNIK Opunomoćenik: Predstavnik pravne službe kojem je dodijeljena pritužba. CCID: Jedinstveni devet-znamenkasti broj koji identificira pritužbu korisnika. EXT: Kôd označava da se produžuje razdoblje mirovanja povrata proizvoda.
Navedite abecednim redom po nazivu posla osoblje koje utječe ili je zahvaćeno postupkom, uključujući izvršenu funkciju. Na primjer:
ULOGE I ODGOVORNOSTI 1. Voditelj korisničke službe: Nadgleda razvoj, održavanje i odobravanje postupaka. 2. Predstavnik službe za korisnike: Obavlja poslove samo u skladu s postupkom. 3. Nadzornik službe za korisnike: distribuira postupak; nadzire provedbu i obuku.
Savjet
-
Upotrijebite aktivni stil pisanja glasa kako biste uklonili složenost. Na primjer, umjesto da pišete "Svrha ovog postupka je opisati …." ili "Ova procedura je namijenjena za opisivanje …," napisati "Ova procedura opisuje …".
Upozorenje
Standardni predložak za izjave o postupcima trebao bi već biti na snazi. Ako ne, potrebno je razviti sve kako bi se osiguralo da sve izjave o postupku imaju isti "izgled i dojam".
