Prije početka bilo kojeg projekta, voditelj projekta može se suočiti s najvećim izazovom svakoga u timu, određivanjem proračuna projekta. Ona će morati odlučiti o osnovnom proračunu koji postavlja na početku projekta, a ona će, kako to projekt krene naprijed, nastaviti pratiti i prilagođavati proračun prema stvarnim troškovima nastalim tijekom projekta.
Pregled proračuna projekta
Proračun projekta služi kao smjernica i uključuje sve troškove za određeni poduzetnik od strane tvrtke ili tima unutar tvrtke. Izračunati troškovi uključuju troškove za ljudske resurse za stalno zaposlene, konzultante i privremeno osoblje; trošak materijala specifičnih za projekt; uredski resursi poput papira i spajalica; sve potrebne licence ili druga odobrenja treće strane; te potrošni i mekani proizvodi. S toliko različitih varijabli, proračun projekta nije namijenjen da nalikuje fakturi, ali je smjernica koja pomaže u održavanju zadatka tima, a klijent je svjestan tekućih troškova. Voditelj projekta, zajedno s proračunskim odborom ili voditeljem projekta, izračunava te potencijalne troškove.
Stvarnost proračuna projekta
Budući da se incidenti pojavljuju tijekom bilo kojeg projekta, proračun je često pokretna meta. Nužno je za voditelja projekta stalno pratiti i izvješćivati o svim promjenama u proračunu zbog varijabli kao što su neočekivani sastanci i putovanja, rješavanje problema i ispravljanje pogrešaka, ili prekovremeni rad u skladu s rokovima.
