Sastanci se redovito održavaju u poslovnom svijetu, a zapisnici su službeni dokumenti koji se koriste za bilježenje poduzetih radnji i donesenih odluka. Budući da minute postaju službeni dokumenti u očima tvrtke, sve izmjene koje je potrebno izvršiti u zapisniku zahtijevaju dodatak. Prilikom izrade dodatka morate znati kada i kako ga predočiti Odboru za sastanke i dodati ga službenim zapisnicima, tako da ne vršite te izmjene na vlastiti način.
Pripremite kopije službenih zapisnika sa zadnjeg sastanka, kako bi ih svi koji su prisustvovali sastanku mogli pregledati.
Podijelite zapisnik na sljedećem sastanku. Uobičajeno je da predsjedavajući sastanka započne s pregledom zapisnika s prethodnog sastanka. Svi sudionici moraju pročitati zapisnik i odobriti ih prije nego što krenu dalje. Ako netko ima nešto za dodati, promijeniti ili ispraviti, onda je ovo pravo vrijeme za to.
Zapišite promjene u zapisnicima. Promjene možete upisati izravno na kopiju zapisnika ili ih zabilježiti na zasebnom komadu papira.
Dozvolite svim članovima sastanka da se slože oko predloženih izmjena zapisnika, koji će biti izloženi u dodatku. Ako se svi slažu, možete krenuti naprijed s izradom dodatka zapisnicima.
Nakon završetka sastanka izradite dodatak. Najbolje je napraviti dodatak odmah nakon sastanka, tako da su informacije još uvijek svježe u vašem umu. Upotrijebite predložak minuta da biste upisali informacije u dodatku.
Članovima grupe sastanaka pošaljite službene zapisnike s priloženim dodatkom iza njih. Možda ne želite čekati sljedeći sastanak da biste to učinili, u slučaju da je to daleko u budućnosti. Umjesto toga, proslijedite elektroničku kopiju zapisnika i dodatka putem e-pošte grupi i neka članovi saznaju da su njihove povratne informacije ili odobrenje dobrodošle. Ako svi u grupi odobre zapisnik s dodatkom, onda to postaje vaš novi radni dokument.
Donesite zapisnik i dodatak sljedećem sastanku kako biste dobili potpis predsjedavajućeg. Zapisnik postaje službenim tek nakon što im se predsjednik objavi.
