Priručnik o politici i procedurama je pisani dokument koji detaljno opisuje pravila organizacije i specifične načine na koje se ona treba voditi. To obuhvaća sve, od općeg izgleda organizacije do detalja o načinu obrade dolazne pošte. Nekoliko osnovnih ideja za priručnik o politikama i procedurama učinit će priručnik korisnijim zaposlenicima.
Prikupite povratne informacije od odjela
Prije pisanja formalnog priručnika za organizaciju, trebali biste dobiti povratne informacije od svih različitih odjela o njihovoj politici i postupku. Čak i ako nema formalnog priručnika o politici i procedurama, odjeli vjerojatno imaju vlastitu neformalnu politiku, memorandume i razasute vodiče. Priručnik o politici i procedurama, ako nije napisan za novu tvrtku ili organizaciju, treba uzeti u obzir kako je odjel već pokrenut. Uvođenje potpuno nove politike i procedura moglo bi potencijalno usporiti produkciju zbog krivulje učenja. Umjesto toga, prirucnik o politici i procedurama zamislite kao mjesto konsolidiranja svih neformalnih politika i postupaka na jednom mjestu kako bi se izbjegla konfuzija.
Međutim, to nije apsolutno pravilo. Jedna od prednosti pisanja priručnika o politici i procedurama je da vam daje mogućnost da pregledate učinkovitost rada organizacije. Prilikom pisanja priručnika razgovarajte s menadžerima i zaposlenicima u različitim odjelima da biste vidjeli jesu li bilo koja politika i postupci s kojima trenutno rade teški, teški ili nedosljedni. Ako je tako, možda ćete željeti održati sastanak kako biste razgovarali o učinkovitijim načinima rada prije ispunjavanja priručnika.
Razlikovati politiku i postupak
Politike uključuju opća pravila koja opisuju što se može ili ne može učiniti, a to se kreće od filozofskog do specifičnog. Na primjer, politika može biti „mi smo ekološki prihvatljivi“ ili „podnijeti sve zahtjeve za prijam u Odjel za prijam“. Postupci opisuju postupne postupke za provođenje politike. Prilikom izrade priručnika o politici i procedurama, napravite razliku između dvaju stavki tako što ćete odrediti naslove politika i postupke za svaki od podnaslova ili popisa svake politike. To će omogućiti brzu navigaciju priručnika od strane zaposlenika koji žele pronaći konkretne informacije o tome kako bi se politika trebala provoditi.
Budite jasni i specifični
Prilikom pisanja priručnika o pravilima i procedurama, možda ćete morati često pregledavati svoj rad kako biste uklonili žargon, složene rečenice i nejasne upute. Pokušajte zadržati rečenice na 15 riječi ili manje. Izbjegavajte izvođenje ili rečenice koje se mogu tumačiti na više načina. Umjesto davanja uputa kao što su, "obradite sve fakture i pošaljite obrazac upravitelju", opišite postupke za obradu faktura i navedite naziv određenog obrasca koji ćete poslati upravitelju.
Možda ćete željeti da jedan ili više zaposlenika pregledaju priručnik o pravilima i procedurama kako bi provjerili koji su dijelovi teško shvatljivi.
Redovito pregledavajte i ažurirajte
Priručnik o politici i postupcima je živi dokument. Da bi ostala korisna, pregledajte je i redovito ažurirajte ako je potrebno. Održavajte sastanak jednom godišnje kako biste utvrdili jesu li potrebne promjene u priručniku o politici i postupcima. To uključuje nove načine obavljanja posla, preoblikovanje teških ili zbunjujućih stavaka i načine razmišljanja kako bi priručnik bio korisniji, kao što je dodavanje više informacija ili kodiranje različitih boja različitim poglavljima.
Izbjegavajte stavljanje vremenski osjetljivih informacija kao što su imena kontakata, telefonski brojevi pojedinaca i URL-ovi web-lokacija u pravilo. Umjesto navođenja određenih osoba ili naslova u priručniku, pogledajte nazive odjela. To će pomoći da se osigura da priručnik za procedure i postupke ostane relevantan duže vrijeme.
