Dokumentiranje unutarnjih kontrola i procesa može biti izazov. Složeni procesi prikazani su u lako razumljivom stilu i to nije jednostavan zadatak. Morate imati izvrsne komunikacijske vještine, kako usmene tako i pismene kako biste dobro obavili posao. Koraci za stvaranje dobre dokumentacije uključuju intervjuiranje zaposlenika, promatranje, procjenu i organizaciju. Važan aspekt izrade dokumentacije je omogućiti kasnije izmjene. Procesi se mijenjaju i, kao rezultat, dokumenti se moraju mijenjati.
Intervjuirati zaposlenike. To je prvi korak u tom procesu. Nemojte praviti pretpostavke i postavljati pitanja kako biste provjerili svoje razumijevanje. Tražite od zaposlenika da vam pokažu o čemu pričaju. Ako netko treba odobriti papir, zamolite ga da vidi taj papir. Neki ljudi vole koristiti magnetofon i onda prepisati podatke. To može biti dobra ideja ako netko priča i prikazuje proces u isto vrijeme s mnogo detalja. "Pokaži i ispričaj" je način na koji treba ići.
Promatrajte okolinu. Ako je proces potrebno priložiti fakture za provjeru zahtjeva, na primjer, imajte na umu ako se to zapravo radi. Mnogo puta vam ljudi kažu pravi način obavljanja određenog procesa, ali to ne znači da je to način na koji se to radi. Budući da dokumentirate stvarnost, promatranje procesa može biti korisno dodati dobre informacije koje nisu očite tijekom intervjua. Pogledajte u ormare za punjenje i zabilježite što ljudi imaju na svojim radnim stolovima.
Procijenite učinkovitost procesa dok ga dokumentirate. Ako procesi ne rade ili se dvaput izvode, unesite ih. To je najbolji način za dodavanje vrijednosti vašim procesima dokumentiranja rada. Kada evaluirate proces, vi ga gledate objektivno i možete dati prijedloge za poboljšanja. Pobrinite se da slijedite protokol prilikom izrade preporuka. Zapamtite: ako se procesi promijene zbog vaših preporuka, morat ćete dokumentirati poboljšane procese - ne samo stari.
Dokumentacija datoteke u fasciklama i na mreži u mapama. Postavljanje predložaka za standardizaciju dokumentacije olakšava čitanje. Svaki registrator ili mapa trebaju imati indeks s informacijama o području. Na primjer, možete imati vezivo o dugovima na računima u kojima možete poslati narative i dijagrame toka koji dokumentiraju taj proces. Vi svibanj imati još jedan veziva o platni spisak i još jedan o računima receivable. Razdvajanje dokumentacije o procesima može pomoći korisnicima u pronalaženju informacija. Imati istu organizaciju na svim registratorima u vezi s redoslijedom dokumentacije, sadržajem ispred, itd. To je vrlo važno kada je potrebno napraviti promjene i potrebno je brzo pronaći određenu stavku.
Savjet
-
Koristite Word ili neki drugi program za izradu dokumentacije.
Razmotrite softver za dokumentaciju specifičan za vašu industriju koji vam može uštedjeti vrijeme u pisanju i organiziranju. Razmislite o načinima pripovijedanja i dijagrama toka kako biste poboljšali jasnoću Izbjegavajte korištenje žargona ili inicijala
Druga razmatranja uključuju: Napišite kratke rečenice i izbjegavajte pasivni glas; nemojte ga uljepšavati ili implicirati prosudbe. Na primjer, nemojte pisati o lijepom recepcionaru. Pišite o recepcionaru. Nemojte koristiti stvarna imena ljudi - uvijek koristite nazive položaja i držite ih dosljednima kroz dokumentaciju; da upravitelj ili nadzornik pročitaju vašu dokumentaciju kako bi bili sigurni da je ispravna; i voditi računa o povjerljivim informacijama u dokumentaciji. Ne prikazujte primjere potpisa provjere niti prikazujete povjerljive podatke o plaći.
Upozorenje
Budite svjesni korisnika vaše dokumentacije. Oni mogu uključivati ne samo unutarnje ljude, već i revizore i druge dionike. To je vrlo vidljivo. Dakle, pobrinite se da vaš rad nema sramotnih gramatičkih ili pravopisnih pogrešaka.
