Obavještavanje o dodjeli dodatnih dužnosti putem internog dopisa tvrtke dobar je način uspostavljanja odgovornosti i osiguravanja da vaš zaposlenik razumije nove dužnosti. Baš kao što radite s bilo kojim drugim poslovnim dopisom, držite ga kratkim i jasnim tako da uključite samo onoliko informacija koliko je potrebno zaposleniku da razumije upute.
Format zapisa
Napišite jasan, opisan naslov. Ako šaljete dopis putem e-pošte, također unesite naslov u polje teme, označite poruku e-pošte s oznakom visoke važnosti i uključite potvrdu o čitanju. Iako obično trebate slijediti tipični format dopisa, uključujući zaglavlje, uvodnu izjavu, segment zadatka i zatvaranje, raspravu i dijelove sažetka obično nije potrebno. U segmentu zadatka koristite numeričku listu ili točke označavanja kako biste identificirali i istaknuli nove ili dodatne dužnosti.
Informacijski sadržaj
Segmenti otvaranja i zadataka najvažniji su odjeljci u ovoj vrsti zapisa. U uvodnom odjeljku navedite potrebne pozadinske informacije. Na primjer, recite zaposleniku zašto dodjeljujete dodatne dužnosti i kada će te nove dužnosti početi. Navedite datume i vremena za sve sastanke koji se mogu održati prije nego zaposlenik preuzme dodatne dužnosti. Ako je potrebno, pružite kontaktnu točku na koju se zaposlenik može obratiti za pitanja. Definirajte svaku dodatnu dužnost - jasno i potpuno - u segmentu zadatka. Zatvorite dopis kratkom zahvalom i iskrenom podrškom.
