Mnoge neprofitne i obrazovne organizacije trebaju filantropsku potporu za održavanje operacija. Banket za prikupljanje sredstava jedan je od najboljih načina prikupljanja sredstava za umjetničke programe, škole, bolnice, zagovaračke grupe i druge. Ovi se događaji mogu činiti kompliciranim za planiranje i organiziranje. Počnite s dobrim kontrolnim popisom, izradite kalendar i zatražite pomoć od volontera. Započnite mjesecima prije početka banketa i rano rezervirajte svoj smještaj, ugostiteljstvo, talent i zabavu.
Zakažite događaj i kupite knjigu planiranja ili prijenosno računalo (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) isključivo za događaj. Održavajte mapu za zapise, kontakte, posjetnice, potvrde, volonterske popise, rezervacije, izbornike i sve detalje koji će nastati prije, za vrijeme i nakon događaja. Nabavite pomoćnika što je prije moguće, kao što je koordinator volontera, i započnite delegiranje zadataka.
Proračunite događaj. Jednom kada saznate maksimalni broj glava, brojku dodijelite po osobi za obroke, pića, vrećice za poklone i druge predmete na popisu. Navedite troškove za svaki unos na kontrolnom popisu, kao što su oprema, troškovi osoblja, najamnina, naknade za usluge, napojnice i tako dalje. Cijene ulaznica i prikupljena sredstva pokrit će te troškove, ali početni troškovi uključuju broj depozita i predujmove.
Pronađite i osigurajte prostor za održavanje banketa. To može biti veliki hotel, veliki restoran koji prima privatne zabave, noćenje i doručak ili povijesni ljetnikovac. Morat ćete znati maksimalni kapacitet kako ne biste pretjerano proširili pozive za goste, ili prodali više ulaznica nego što će vam soba omogućiti. Većina kvalitetnih ustanova će imati osoblje koje će pomoći u planiranju, kao i ugostiteljskim i drugim uslugama unutar tvrtke.
Rezervirajte svog gospodara ceremonije (MC). Provjerite kod lokalnih agencija za talente. Ako želite rezervirati "ime" čin ili slavna osoba, morat ćete početi daleko prije predviđenog datuma, jer neki imaju vrlo zauzet raspored. Kontaktirajte agente i menadžere za zabavu i rezervirajte sve talente.
Naručite pozivnice, ulaznice, programe i sve ostale tiskane materijale kao što su brošure organizacije za koju se prikupljaju sredstva. Ako ćete održati dražbu, počnite dobivati donirane predmete. Tim volontera može podnijeti tu odgovornost. Tihim aukcijama neće trebati aukcionar, već će biti ponuđena dražba. Odlučite hoće li vaš MC to učiniti ili trebate posebnog stručnjaka. Pošaljite pozivnice na popis donatora organizacije. Ne zaboravite da je događaj poluformalan. Navedite sve što je potrebno, a gosti moraju znati i izvan datuma, vremena, mjesta i posebnih gostiju ili zabave. Pobrinite se da promovirate svoju dražbu.
Oglašavajte događaj putem biltena, online oglašavanja, lokalnih novina i radio postaja koje nose oglase javnih službi za neprofitne organizacije. Lokalne televizijske stanice također mogu imati kalendar događanja, a lokalni informativni programi mogu napraviti kratak intervju ili uključiti događaj, tako da su svi detalji spremni.
Razgovarajte s šefom dvorane, ili se rasporedite izvan ugostiteljstva. Odlučite se za hranu na bazi švedskog stola ili punu uslugu. Recite mu svoj proračun i očekivano brojanje glava. To se može dovršiti što bliže dobivate, ali uvijek je bolje pripremiti se za više ljudi nego što očekujete, a ne zadovoljavati stvarne potrebe.
Redovito kontaktirajte s volonterima, suradnicima i svim osobljem koje radi na događaju. Svakoj slavnoj ili zabavnoj grupi dodijelite posebnog pomoćnika kako biste pomogli u svemu tijekom događaja. Upoznajte se sa svim volonterima unaprijed kako biste bili sigurni da znaju kako se odjenuti, što učiniti, gdje će biti, itd.
Dolazite na lokaciju događaja mnogo ranije tijekom dana da biste ukrasili i postavili prostor. Ako se prepustite pripremi, vratite se s dovoljno vremena da upoznate posebne goste, poznavatelje i zabavu te ih usmjerite na mjesto gdje će sjediti, raditi ili čekati iza pozornice. Ako imate bend uživo, pojavit će se rano za postavljanje i obavljanje provjere zvuka. Nadzirite konačne pojedinosti i uživajte u događaju. Nakon toga, provjerite je li sve očišćeno i sve osoblje ili ključno osoblje plaćeno. Prikupiti omotnice za donacije i dati odgovarajućoj osobi koja predstavlja organizaciju.
