Upravljanje ugovorom je praksa da se osigura da se parametri ugovora poštuju u skladu sa smjernicama koje su navedene u samom ugovoru. Zbog toga se mora poštivati kontinuirano upravljanje životnim ciklusom ugovora kako bi se osiguralo da je ugovor ispunjen u odgovarajućem kontekstu. Vrsta ugovora kojim se upravlja, od ugovora o radu do ugovora o izgradnji, sve se može pravilno upravljati slijedeći istu metodologiju.
Pročitajte ugovor u cijelosti. Označite ključne točke podataka, uključujući vremenske okvire i datume dospijeća. Označite te kritične datume u kalendarskoj ili drugoj aplikaciji raspoređivanja kako biste osigurali da se ciljana vremena završetka shvate i nadziru. Označite ključna područja ugovora koja navode dužnosti na poslu i ukupne ugovorne odgovornosti ključnog osoblja navedenog u ugovoru. Na primjer, novi ugovor o izgradnji zgrada imenovao bi nadzornika kao kontaktnu točku i odgovornu stranu za osiguravanje završetka radova na podugovaranje na vrijeme.
Raspored ažuriranja sastanaka i sastanaka unaprijed za svaki datum dospijeća naveden unutar parametara ugovora. Pobrinite se da imate osobne ili telefonske sastanke s odgovornim osobama kako bi vas obavijestili o sveukupnom napretku ugovora. Koristite privremene sastanke kao način za procjenu cjelokupnog napretka ugovora i za rješavanje pitanja i problema koji se pojave.
Čuvajte vrlo detaljne bilješke o tome s kim se razgovaralo, kada i gdje sve strane uključene u izvršavanje ugovora. Provjerite redovno i rutinski s navedenim strankama. Slanje e-pošte ili telefona jednom tjedno kako bi se osiguralo da stvari funkcioniraju prema rasporedu navedenom u kontekstu konačnog ugovora.
Jesu li svi rukovoditelji i podizvođači uključeni u ugovor poslati vam detaljne liste ažuriranja na tjednoj osnovi. Neka ažuriranja budu poslana putem e-pošte, faksa ili tradicionalne pošte kako bi se održao papirnati trag o napretku svih ugovora. Čuvajte svu korespondenciju na sigurnom i lako dostupnom mjestu.
Održavati točan i stalno ažuriran popis upotrijebljenih materijala, potrebnih materijala, rasporeda dostave i prijema, rasporeda ugovora o radu, radnih sati nastalih za dovršenje ugovora i svih drugih podataka koji utječu na proračun ugovora. Pregledajte, procijenite i procijenite ugovorni proračun svakih četiri do šest tjedana kako biste potražili načine za smanjenje troškova i povećanje produktivnosti.
Održavajte dodatne sastanke kako biste raspravljali o ugovoru kada se pojave problemi ili vam se obratite pozornost na probleme. Nemojte čekati da problemi postanu glavna pitanja, pokušajte otkloniti veće probleme pronalaženjem rješenja na samom početku procesa.
Savjet
-
Sve podatke o ugovoru čuvajte u središnjoj datoteci.
Upozorenje
Nemojte zaobići parametre ugovora ili na bilo koji način prekršiti ugovor.
