Sve tvrtke moraju zadržati neku vrstu knjige knjiga u slučaju da poreznik ili IRS agent kucne. Glavna knjiga može se čuvati u programu za proračunske tablice kao što je Microsoft Excel, ali ljepota fizičke knjige knjige je njezina prenosivost. Možete uzeti knjigu kući svake noći ili je nositi okolo investitorima kako bi im dali sliku o tome kako tvrtka radi financijski. Također je pametno voditi knjigu knjiga za osobne troškove, kao neku vrstu slavnog registra provjera.
Nacrtajte šest vertikalnih linija na prvoj stranici knjige knjige, ostavljajući sedam stupaca. Imajte na umu da se neke knjige knjiga pojavljuju unaprijed, ali ih ipak možete mijenjati pomoću olovke.
Označite sedam stupaca "Datum", "Opis", "Kredit", "Zaduženje", "Stanje", "Broj provjere" i "Odobrenje".
Koristite prvi redak knjige knjige za bilježenje početne vrijednosti. U opisu napišite "Početno stanje" (i "Stanje unaprijed" na slijedećim stranicama) i navedite početni iznos u stupcu "Stanje".
Zabilježite sve prodaje, potraživanja ili plaćanja u stupcu "Kredit", navodeći datum i opis u odgovarajućim stupcima s pojedinostima o tome zašto je novac primljen.
Zabilježite sve kupnje, dugovanja i čekove u stupcu "dugovanje", navodeći datum i opis pojedinosti zašto je novac raspodijeljen. Navedite broj provjere u stupcu "Broj za provjeru". Neka rukovoditelj ili knjigovođa započnu u stupcu "Odobrenje".
Održavajte trenutni saldo nakon svake kreditne i debitne transakcije kako biste dobili sliku o tome gdje je tvrtka financijski i kako biste provjerili jesu li korišteni sljedeći brojevi za provjeru i da nema ukradenih čekova.
Držite račune za sve transakcije. Spremite isječak za provjeru za plaćanje i fakture za uplate. Stavite ove potvrde u omotnicu koja prati knjigu knjige. Uložite dijelove mjesečno zajedno s kopijom datoteke glavne knjige tog mjeseca.
Savjet
-
Zapišite sve transakcije u vrijeme transakcije. Ne želite ostati s danima vrijednih kredita i dugovanja za snimanje na kraju mjeseca.
