Poslovni svijet prepun je dugih, dosadnih, nerazumljivih sastanaka. Ako je vaš sastanak fokusiran i do točke, svatko tko prisustvuje će ga cijeniti. Bilo da je to tjedni sastanak osoblja ili industrijska konferencija, planiranje i priprema mogu napraviti razliku između produktivne sesije ili dosadnog par sati.
Imajte cilj
Sastanak će se brže kretati i biti usredotočeniji ako imate razlog da ga zadržite. Čak i ako je riječ o redovitom tjednom sastanku, to će biti produktivnije ako imate određeni cilj. Napravite dnevni red koji će se dotaknuti tema koje želite obraditi. Držite se dnevnog reda: Ako netko iznese nevezanu temu, recite im da o tome razgovaraju s vama nakon završetka sastanka.
Pozovi selektivno
Nemojte pozivati ljude koji ne moraju biti tamo. Ako je sve što trebate od nekoga ažuriranje najnovijeg projekta, to možete dobiti u poruci e-pošte. Održavanje sastanka na razumnu veličinu čini stvari urednijima i usredotočenijima. Također oslobađa više ljudi za produktivan rad.
Pripremite svoje sudionike
Pošaljite svoj dnevni red prije sastanka, tako da svi znaju što mogu očekivati. Ako sazovete sastanak kako biste se bavili nedavnim razvojem - promjenom zakona, odgodom projekta - uključite pozadinske informacije s dnevnim redom. Tako će svatko biti na brzini i imat ćete više vremena na sastanku kako biste se pozabavili razvojem.
Pronađite pravi prostor
Pronađite prostoriju koja je dovoljno velika da se svi koji se pojave mogu udobno smjestiti. Stiskanje ljudi ili lov na stolice ometa, neugodno je i čini da izgledate nepripremljeno. Potvrdite da soba ima opremu koja vam je potrebna i da je u ispravnom stanju. To je osobito važno ako sastanak uključuje prezentaciju u obliku dijaprojekcije ili ako će netko nazočiti telefonom ili videokonferencijom.
Upravljajte sastankom
Programi nisu čarolija. Mnogo sastanaka započinje golom, zatim se sudionici skreću na tangente. Ako ste domaćin, na vama je da vratite brod natrag na kurs. Ako vaši gosti uključuju klijente ili višeg menadžmenta, morat ćete to učiniti s osjetljivim dodirom, ali to treba učiniti. Završite sastanak u zakazano vrijeme.
Pomozite ljudima da se opuste
Ne želite voditi tako zbijeno druženje, svi se osjećaju kao da su u kampu za obuku. Pripremite zalogaje i bezalkoholna pića. Dozvolite neko vrijeme na početku za mali razgovor, jer ljudi prirodno uživaju u međusobnom suočavanju. Samo nemojte pustiti da se pokrene do točke koja odgađa poslovanje.
