Održavanje uspješnog poslovnog sastanka ne uključuje samo sadržaj i članove sastanka, već i raspored namještaja. Da biste učinkovito organizirali sobu za poslovni sastanak, htjeli biste razmotriti funkciju sastanka i stvoriti odgovarajuću atmosferu i radni prostor za produktivnost. Ako je soba dobro uređena za vaš sastanak, suradnici će moći raditi i funkcionirati bez ometanja ili ometanja kako bi u potpunosti iskoristili raspoloživo vrijeme sastanka.
Stavke koje su vam potrebne
-
stolovi
-
stolice
-
Pribor za prezentaciju
-
Zip kravate
-
Ljepljiva traka
-
Svjetiljke
-
Bočni stolovi po potrebi
-
Proizvodi za hranu i piće
U skladu s tim razmotrite funkciju prostorija i mjesta za stolove. Sastanak u stilu rasprave trebao bi koristiti stil okruglog stola tako što bi tablice smjestio u krug ili polukrug tako da svaki sudionik može vidjeti sve ostale. Prezentacije mogu koristiti dvoranu za sastanke postavljenu s jednim velikim pravokutnikom ili postaviti manje tablice u redove, pri čemu je svaki sudionik okrenut u istom smjeru.
Sjednite po stolovima prema rasporedu stola koristeći udobne stolice prikladne za duljinu sastanka. Tvrde plastične stolice treba koristiti samo za kratke (sat ili manje) sastanke kako bi zaposlenici bili usredotočeni i udobni. Stavite dvije do tri dodatne stolice na stranu sobe u slučaju da ima više gostiju nego što se očekuje ili ako se stolica razbije.
Postavite rekvizite kao što su postolja, flip chartovi, projektorski zasloni ili plakati za prezentacije na jasno vidljivom mjestu ispred sobe tako da ga svaki sudionik može lako vidjeti. Ako ćete koristiti brošure ili mape, postavite ih na svaku stolicu uz stol ili ih postavite na stranu za distribuciju kasnije na sastanku. Nemojte dopustiti da te stavke otežavaju radni prostor ili otežavaju kretanje u prostoriji, kao što je slaganje na pod.
Isključite zvono na bilo kojem telefonu u sobi kako biste izbjegli ometanje; međutim, ne isključujte telefon kako biste omogućili odlazne pozive u slučaju nužde. Ako se za sastanak koriste računala, sve kablove povežite sa zip vezicama kako biste izbjegli zapetljavanje stopalima i zalijepite sve kablove na pod koji prelaze staze.
Dodajte dodatnu rasvjetu iza rasvjete iznad glave u sobu kako biste ublažili atmosferu i učinili da se dulji sastanci manje vizualno zatežu. Postavite svjetiljke na bočne stolove na kojima neće biti smetnji ili blokiranje pogleda, ali izbjegavajte svijeće koje mogu emitirati meko svjetlo i miris, ali mogu predstavljati opasnost.
Postavite mali prostor za hranu u kutu sobe ili uz zid blizu vrata kako biste opskrbili flaširanu vodu, gazirane napitke, kavu ili užinu kao što su kolačići, kolači, posude za voće i meso. Ako koristite hranu za duge sastanke, izbjegavajte hranu sa visokim sadržajem šećera i provjerite ima li u blizini servisnog prostora smeće za smeće kako bi stol bio jasan i uredan kada je vrijeme obroka gotovo.
Savjet
-
Ako imate mogućnost odabira sobe za sastanke, pokušajte pronaći mirnu sobu daleko od prevelike buke i smetnji dok još uvijek postavljate sobu za sastanke prikladnom za kupaonice na istom katu zgrade.
Ako je moguće, podesite termostat u prostoriji na ugodno okruženje, tako da oni koji su na posjeti nisu previše vrući ili hladni, što uzrokuje nelagodu i ometanje, gdje se ne mogu usredotočiti na zadatak.
