Računalna tehnologija tjera nas u eru elektroničkog skladištenja. Tvrtke svih vrsta su u trendu ureda bez papira u nastojanju da smanje troškove i povećaju učinkovitost. Unatoč sve većem naglasku na računalnim podacima, velik dio posla koji se provodi i dalje se oslanja na pohranu tiskanih dokumenata. Odluka o korištenju bočnih ili okomitih datoteka u uredskom okruženju ovisi o različitim čimbenicima.
Povijesno vođenje evidencije
Tijekom godina, potreba za vođenjem evidencije povećala se s porastom broja stanovnika i otvaranjem novih poduzeća. Profesije poput prava i medicine zahtijevaju potpune i točne pisane podatke o poslovanju klijenata. Proizvođači i prodavači oslanjaju se na korisničke datoteke za izravnu prodaju i snimanje kupnje. U prošlosti je potreba za pohranjivanjem dokumenata stvorila industrijske niše za tvrtke koje nastoje zadovoljiti različite potrebe za podnošenjem. Skladištenje dokumenata na radnom mjestu evoluiralo je od složenih papira na policama i u rupama u kutijama do dobro promišljenih sustava podnošenja koje su dostupne kod mnogih proizvođača.
Vertikalni sustav arhiviranja
Vertikalni ormari su stariji od glavnih ormarića za datoteke u popularnoj upotrebi. Mogu biti izrađeni od drva ili metala i dostupni su s dvije, četiri ili pet ladica. Datoteke s dvije ladice su proizvedene tako da se podudaraju sa standardnim visinama stola kao stvar kompatibilnosti rada. Datoteka s pet ladica vertikalno je visoka 60 inča i obično se ne koristi u uredima za rad jer su gornje ladice previsoke za lakši pristup. Koriste se u prostorima za masovnu pohranu gdje je prostor premija. Vertikalne datoteke isporučuju se u dvije osnovne ladice za standardne dokumente veličine slova i dokumenata.
Lateralni sustavi arhiviranja
Bočne datoteke nude određene prednosti u odnosu na vertikalne datoteke. Mogu primiti dokumente veličine slova i pravne veličine. Bočni dosjei obično pružaju čak jednu trećinu više prostora za spremanje od vertikalnih ladica. Budući da su dostupni u visini stola, služe dvostrukoj svrsi spisa i vjerodostojnosti. Obje ladice su lako dostupne dok sjedite. Tamo gdje radna stanica zahtijeva spremnu i ponovljenu dostupnost određenih datoteka, bočna datoteka je idealno rješenje za arhiviranje. Upravo zbog ove funkcije oni su preferirani sustav arhiviranja za rukovoditelje i profesionalce.
Savjeti za arhiviranje
Prilikom odabira ormarića za datoteke za vaše poslovanje, pažljivo razmotrite kako će ih datoteke koristiti i koje osoblje. Unutar prodajnih predstavnika ili tehničke podrške osobama kojima je potreban brz pristup dokumentima najbolje će se poslužiti sustavi bočnog arhiviranja. Najbolje je da se posavjetujete sa stručnjacima za podnošenje prije nego što se obavezuje na popunjavanje bočnih ili vertikalnih dokumenata. Veliki dobavljači uredske opreme imaju obučeno osoblje koje preporučuje najučinkovitiju vrstu podnošenja za određeno poslovno poduzeće. Oni će ponuditi planiranje i raspored shema kao dio procesa prodaje.
Opcije za razmatranje
Posavjetujte se s nekoliko tvrtki za isporuku ureda kada razmatrate datotečne sustave kako biste bili sigurni da ćete dobiti najviše za svoj novac. Razmotrite moguće uštede kupnjom rabljenih artikala od trgovaca ili na aukcijama. Ako su financije tijesne, pogledajte mogućnost iznajmljivanja potrebne opreme za arhiviranje.
